Johanna Hautamäki
Sari Niemi
Kirsi Vuotila
Koronan myötä etätyöskentely ja etäyhteyksillä tehtävä kehittämistyö ovat ottaneet ison loikan. Muuttuneessa toimintaympäristössä etänä tehtävän työn lisääntyessä tarvitaan uutta osaamista. Etäyhteyksillä toimiminen vaatii teknisten taitojen lisäksi esimerkiksi uudenlaisia itsensä johtamisen, organisaation johtamisen ja vuorovaikutuksen taitoja.
Koronaepidemia on vaikuttanut sekä ihmisten työhön että sosioekonomiseen tilanteeseen globaalilla tasolla. Ennusteissa on, että eroavaisuudet Euroopan valtioiden välillä kasvavat pandemian vaikutusten ja siitä selviämisen seurauksena. (Eurofound 2020.)
Suomessa on laadittu alueittain koronaselviytymissuunnitelmat pandemian vaikutusten arvioimiseksi ja toimenpidesuunnitelmat elpymisen edistämiseksi. Keski-Pohjanmaan alueen suunnitelmassa yhtenä keskeisenä osana ovat yritysten kilpailukyvyn ja elinvoimaisuuden tukeminen ja alueen vetovoiman ja pitovoiman kasvattaminen. Digitalisaation mahdollisuuksien hyödyntäminen ja osaamistason kasvattaminen ovat myös vahvasti osa tätä suunnitelmaa. Alueen saavutettavuutta ja vetovoimaisuutta parantavat esimerkiksi hyvät etäyhteydet teknisesti, yritysten kyky mahdollistaa paikasta riippumaton työn tekeminen ja työntekijöiden hyvä taito taso hyödyntää näitä mahdollisuuksia sekä itse työn tekemiseen että kansainvälisten markkinoiden saavuttamiseksi. Kilpailukyky edellyttää uuden tiedon tuottamista ja osaamispääoman kasvattamista uusilla tavoilla. Suunnitelman toteutuksessa tuetaan alueen PK-yritysten kasvua ja uudistumista sekä uuden teknologian ja osaamisen jalkautumista elinkeinoelämän käyttöön. Osaavan työvoiman saamiseksi ja TKI-toiminnan toteutuksessa tuetaan mm. TKI- ja oppimisympäristöjen kehittämistä sekä pilotointiympäristöjä ja osaavan työvoiman saamista elinkeinoelämän käyttöön. (Keski-Pohjanmaan liitto 2020.)
Centria-ammattikorkeakoulu ja LAB-ammattikorkeakoulu ovat tehneet yhteistyötä simulaatiotyöskentelyn kehittämisessä ja ovat tällä hetkellä mukana kansainvälisessä valmisteluhankkeessa, jossa selvitetään yritysten etävuorovaikutukseen liittyviä haasteita ja tarpeita varsinaisen kansainvälisen hankkeen pohjaksi. COVID-19-pandemian myötä erilaisten etätyöskentelyyn liittyvien taitojen tarpeellisuus on ottanut hurjan loikan. Osana tämän valmisteluhankkeen selvitystyötä toteutettiin sekä Kokkolan että Lahden alueella syksyllä 2020 yrityksille haastatteluja etäyhteyksiä käyttäen. Haastatteluilla kartoitettiin yritysten arjen haasteita nopeasti muuttuneessa tilanteessa etätyöhön siirtymisen myötä sekä tarpeita osaamisen kehittämiseen. Esille nousi selkeästi tarpeita uudenlaiseen etänä toimittaessa tarvittavaan johtamisosaamiseen sekä yhteistyöntapoihin organisaatioiden sisällä ja asiakkaiden kanssa. Perinteisillä koulutusmalleilla ei myöskään onnistuta vastaamaan riittävän nopeasti yhtäkkiseen työtapojen ja toimintakulttuurin muutoksen tuomiin osaamisen kehittämistarpeisiin.
COVID-19-pandemian tuoman nopean muutoksen aikana perinteisten mallien sijaan tarpeellisia taitoja on kehitetty yhdessä kollegojen ja jopa asiakkaiden kanssa kokeilemalla. Organisaatioiden kehittämistarpeeseen voidaan tarjota ratkaisuja nopeastikin ammattikorkeakoulujen palvelutoiminnan kautta. Asiakaskohtaiset ratkaisut korostuvat, kun työskentelykulttuuri muuttuu nopeasti. Organisaatioiden sisällä tapahtuvan jatkuvan oppimisen ja yhteisen kehittämistyön mahdollistaminen etäaikanakin on tärkeää, ja kyky vastata nopeisiin toiminnan muutoksiin mitataan muun muassa organisaation kilpailukykynä.
Henkilöstötuottavuutta ja työhyvinvointia verkossa toteutettujen simulaatioiden avulla
LAB-ammattikorkeakoulussa simulaatiopedagogiikkaa on sovellettu työyhteisöjen kehittämismenetelmänä ensin kasvokkain järjestetyissä simulaatiotyöpajoissa, mutta viimeistään koronatilanteen myötä on tehty myös erilaisia etänä toteutettuja työskentelyjä. Kokeilut ovat liittyneet muun muassa Hentu – Henkilöstötuottavuuden kehittäminen -hankkeen esimiesvalmennuksiin (ks. Hentu 2021).
Hentu-hankkeen tavoitteena on ollut kehittää päijäthämäläisten pk-yritysten henkilöstötuottavuutta ja panostaa tutkituilla menetelmillä henkilöstön työhyvinvointiin. Hankkeessa tuettiin pk-yrityksiä hyödyntämään työelämän laatua tuotantotekijänä ja kehittämään etenkin sen mittaamista Lapin yliopistossa tehtyyn tutkimukseen perustuen. Miten nämä melko teoreettiset asiat saatiin vietyä käytäntöön? Mittaamisen ja tiedon lisäämisen lisäksi hankkeessa nähtiin tarpeelliseksi arjen tasolle viedyt työyhteisö- ja esimiestyövalmennukset. Esimiesten simulaatiotyöpajoissa konkretisoitiin arjen tavanomaisia vuorovaikutustilanteita, kuten esimiesten ja työntekijöiden välisiä keskusteluja tai tiimitapaamisia. Harjoitukset järjestettiin kussakin organisaatiossa esimiesten keskinäisessä vertaisoppimistilanteessa, jolloin myös yrityksessä oleva hiljainen tieto tuli näkyväksi. Tämä koettiin osallistuneissa yrityksissä hyvinkin hyödylliseksi juuri sen konkreettisuuden vuoksi. (Hentu 2021.)
Hentun toimintamalliin kuului siis sekä teoriaosuus, yrityskohtaista työelämän laadun mittausta, että toiminnan näkyväksi tekemistä simulaatiotyöpajoissa. Näin henkilöstötuottavuuden ”kova puoli” eli numerot ja henkilöstöjohtamisen ihmislähtöinen ”pehmeä puoli” kohtasivat: numerot eivät ole vain numeroita, vaan niitä rakennetaan arjessa joka hetki. Haasteena usein on, että emme tiedosta tai ehdi pysähtyä miettimään, millaisilla pienillä vuorovaikutuksellisilla asioilla voimme esimerkiksi luoda myönteistä ilmapiiriä.
Etätyöaikana esimiestyön käytännöt ovat nousseet aivan uudella tavalla pohdittavaksi. Sekä Hentu-hankkeessa että muissa LABissa järjestetyissä simulaatiotyöpajoissa esimiestyön haasteet etenkin asiantuntijatyössä näyttävät kulminoituvat etäajan osallistamiseen, työhyvinvoinnin tukemiseen ja aikapaineisiin. Sinänsä haasteet eivät ole uusia, mutta etämoodi vain haastaa niitä edelleen – siksi asioita on myös hyvä tarkastella yhteisöllisesti esimerkiksi simulaatiolla.
Simulaatiotyöskentely etäyhteyksillä etätiimityön ja tiedon jakamisen kehittämiseksi
Centriassa on yritysten kanssa tehtävässä kehittämistyössä otettu esille esimiestyön ja etätiimityön arjen haasteita. Työelämässä on havaittu kasvavan etäyhteyksiin siirtymisen myötä uusia haasteita esimerkiksi asiakassuhteiden hoitamisessa, esimiestyössä ja tiimityössä. Yhteydenpito organisaatioiden sisällä etätyössä vaatii enemmän suunnitelmallisuutta ja yhteisesti sovittuja käytänteitä kuin samalla toimistolla fyysisesti työskenneltäessä. Kun päivittäinen tiedonjakaminen siirtyy kokonaan kirjalliseen muotoon ja etäyhteyksiin, spontaanit keskustelut ja hiljaisen tiedon jakaminen toimistolla kohdatessa jäävät pois. Tällaisessa tilanteessa yhteisesti ymmärrettyjen tiedon dokumentoinnin ja jakamisen käytänteiden merkitys kasvaa, jotta kukaan ei jää ulkopuolelle arkisesta tietovirrasta ja kaikki tarpeellinen tieto tulee jaetuksi.
Centrialla on ProAgria Keski-Pohjanmaan kanssa kolmivuotinen puitesopimus palvelumuotoilun asiantuntijatyöstä. Tämä yksi palvelutoiminnan muoto tarjoaa ProAgrialle joustavan tavan käyttää asiantuntijaa arjen tarpeissa sekä kasvattaa oman organisaation asiantuntijuutta ohjatusti. Osana tätä yhteistyötä toteutettiin alkuvuonna 2021 johtamisen erityisammattitutkintoa opiskelevan ProAgrian henkilöstön kanssa simulaatiotyöskentely etäyhteyksien avulla. Toimihenkilöille kohdistetun työskentelyn tavoitteena oli edistää CRM-järjestelmän käyttöä asiakastiimityössä ja kehittää yhteistä näkemystä sen tarpeellisuudesta ja käytön tavoista arjessa. Tiimien työskennellessä etänä on tärkeää, että kaikilla on tarvittava tieto asiakkaasta oman työnsä tekemistä varten. Jotta tiimien toiminta voi olla dynaamista ja asiantuntijoita voidaan hyödyntää joustavasti organisaation sisällä, tulisi kaikilla olla yhteneväinen käsitys asiakastiedon kirjaamisen tavoista ja sen merkityksestä työn arjessa sekä asiantuntijoille että asiakkaalle. Toteutettu simulaatiotyöskentely koostui etukäteen valmistellusta videoidusta asiakastiimin jäsenten työskentelystä CRM-järjestelmän parissa sekä siihen pohjautuvasta toimihenkilöiden keskustelusta. Videoitu simulaatio toimi arjen esimerkkinä ja keskustelun herättäjänä osallistuneille toimihenkilöille. Sen pohjalta tehtiin havaintoja ja päästiin keskustelussa jakamaan näkemyksiä arjen tasolla siitä, miksi ja miten tiedon kirjaamista tehdään ja mitä arvoa se tuo työhön eri osapuolille.
Simulaatiotyöskentelyn avulla voidaan kehittää toimintatapoja, jakaa olemassa olevia hyviä käytänteitä ja päästä kiinni hiljaiseen tietoon. Tämä etätyöskentelynä toteutettu simulaatio toimi tässä tapauksessa henkilöstön yhteisen vision muodostamisen ja osaamisen kehittämisen välineenä. Tämä simulaatiotyöskentely oli osa pidempää kehitysprosessia asiakastiimityön kehittämisessä. Yksi työskentelykerta on vasta alku kehittämistyölle, ja pysyvä muutos tai kehityssuunta työskentelytavoissa vaatii toistoa ja pitkäjännitteisyyttä. Suurin osa kehitystyöstä tapahtuu ProAgrialla asiantuntijoiden kesken työn arjessa yhdessä esimiesten kanssa. Tässä kuvatun kaltaiset ulkopuolisen asiantuntijan vetämät työskentelyt antavat uutta näkökulmaa ja vahvistavat sisäistä kehittämistä. Puitesopimuksen parissa ProAgrian kanssa toteutettavissa työskentelyissä henkilökunta osallistuu aktiivisesti työskentelyjen suunnitteluun ja toteutukseen, joten työskentely ei ole asiantuntijalle ulkoistettua. Tämä toimintatapa kartuttaa osallistuvien henkilöiden omaa kehittämisosaamista ja edelleen ProAgrian sisäistä kehittämisvalmiutta.
Erilaiset etänä yhdessä toteutetut kokeilut ja työpajat kasvattavat osapuolten valmiuksia hyödyntää etäyhteyksiä laajemmin osana työn arkea. Toivotaan, että koronan jälkeisessä uudessa normaalissa säilyy tämä avoin yhdessä kokeilemisen henki ja utelias uusien asioiden pienellä kynnyksellä käyttöön ottaminen.
Lähteet:
Eurofound. 2020. Living, working and COVID-19. COVID-19 series. Publications Office of the European Union, Luxembourg. Saatavilla: https://www.eurofound.europa.eu/sites/default/files/ef_publication/field_ef_document/ef20059en.pdf. Viitattu 22.4.2021.
Hentu. 2021. Hentu – henkilöstötuottavuuden kehittäminen. Saatavilla: www.hentu.fi Viitattu 30.4.2021.
Keski-Pohjanmaan liitto. 2020. Keski-Pohjanmaan selviytyminen koronavirustilanteen haitallisista vaikutuksista. Saatavilla: https://www.keski-pohjanmaa.fi/dl/513/576931/Keski-Pohjanmaan_liiton_koronaselviytymissuunnitelma__ID_11204___ID_11207_.pdf. Viitattu 30.4.2021.
Johanna Hautamäki
TKI-asiantuntija, palvelumuotoilija
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 631 6754
Sari Niemi
kehittämispäällikkö
LAB-ammattikorkeakoulu
p. 044 708 0193
Kirsi Vuotila
koulutuspäällikkö
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 632 4341
