Petri Rautiainen
Korona-pandemia on pakottanut suomalaiset siirtymään etätyöhön. Tätä aikaisemmin etätyön mahdollisuuksia on käytetty suomalaisessa työelämässä huomattavasti nykyistä vähemmän, eikä läheskään kaikkialla, missä niitä olisi voitu aikaisemminkin käyttää. Pakko on paras muusa, kuten sanonta kuuluu.
Etätyöskentely ei välttämättä eroa sisällöltään kovin paljoa kampuksilla tehtävästä toimistotyöstä, mutta työntekijän kannattaa ottaa muutama asia huomioon, kun hän suunnittelee ja valitsee kotona tapahtuvan työnteon sijainnin ja työnteossa käytettäviä laitteita. Tässä artikkelissa keskitytään lähinnä kotona tapahtuvaan etätyöskentelyyn, mutta esitetyt näkökohdat pätevät myös muualla tapahtuvaan etätyöskentelyyn.
Etätyön työolojen ja työympäristön kartoitus
Työturvallisuuskeskus on koonnut kattavan kartoituslomakkeen, jonka avulla omaa etätyöskentelyään voi arvioida. Kartoituksella voidaan tunnistaa etätyöhön liittyvät riski- sekä kehittämiskohteet. (Työturvallisuuskeskus 2019.)
Keskitymme tässä artikkelissa seuraaviin osa-alueisiin:
- Työtila ja -ympäristö
- Tietotekniikka ja ohjelmistot
- Tietoturva
Työtila ja -ympäristö
Etätyöskentelyssä on tärkeää, että tila on soveltuva pitkäkestoiseen oleskeluun ja työskentelyyn. Tämä aiheuttaa haasteita käytettävissä olevan tilan ja kalusteiden suhteen. Kodin ja työhuoneen yhdistäminen ei ole aina helppoa. Useimmiten ei ole mahdollista varata yhtä huonetta tai tilaa pelkästään työntekoa varten, vaan useimmiten tila muuntuu työpäivän jälkeen johonkin muuhun käyttöön. Tilan ja sen kalusteiden tulee palvella eri käyttötarkoituksia parhaimmalla mahdollisella tavalla.
Pyri hyödyntämään olemassa olevia kalusteita ja tee tarvittavat muutokset, jotta voit mahdollistaa tehokkaan ja turvallisen työskentelyn valitsemassasi tilassa.
Kunnon toimistotuoli on erittäin suositeltava työtilaan. Kohtuuhintaan tuolin voi löytää käytettyjä toimistokalusteita myyvistä yrityksistä tai esimerkiksi nettitoreilta. Lisäksi on hyvä hankkia tarpeeksi iso työpöytä, jossa on tilaa työssä tarvittaville esineille. Erilaisia ergonomiaa parantavia toimistokalusteita on lukematon määrä: vanha keittiönpöytäkin voi palvella hyvin, kunhan se on tarpeeksi iso ja sen saa säädettyä oikealle korkeudelle. Harvalla on mahdollisuus hankkia kotiin sähköpöytää, joskin niidenkin hinnat ovat laskeneet. Kätevä henkilö voi tehdä itse pöytälevyn valmiiden moottorijalkojen päälle.
Tietotekniikka ja ohjelmistot
Etätyöskentelyn tietotekniikan käyttöön liittyy monia toimintamalleja. Oman henkilökohtaisen tietokoneen käytöstä on vaihtelevia linjauksia: osa työnantajista rohkaisee oman koneen käyttöön, osa sallii, ja osa kieltää sen. Centria noudattaa pääosin jälkimmäistä linjaa.
Kannettava tietokone mahdollistaa työskentelyn missä tahansa, mutta pitkäkestoinen näyttöpäätetyö on rasittavaa pienellä näytöllä ja sisäänrakennetulla näppäimistöllä. Houkutus käyttää ehkä tehokkaampaakin ja paremmalla näytöllä varustettua omaa tietokonetta on suuri. Tietoturvan ja ympäristön hallinnan suhteen tämä muodostaa kuitenkin ongelman. Työnantajan kannalta on parempi, kun käytetään pelkästään ulkoisia oheislaitteita, esim. työntekijän omaa näyttöä, näppäimistöä ja hiirtä.
Kaikissa uusissa ja uudehkoissa näytöissä on riittävä määrä sisääntuloliitäntöjä, jotta voit kytkeä samaan näyttöön sekä oman tietokoneesi että työnantajan kannettavan tietokoneen. Voit vaihtaa kuvalähdettä näppäimen painalluksella. Näppäimistön ja hiiren kaapeleiden vaihtaminen useasti päivän aikana ei ole järkevää, vaan sinun kannattaa investoida monikanava-hiiri-näppäimistöyhdistelmään, jonka voit kytkeä vaikka kolmeen tietokoneeseen yhtä aikaa. Kohdetietokonetta voit vaihtaa yhdellä näppäinpainalluksella.
Ohjelmistojen käyttö onnistuu nykyään erittäin hyvin verkon välityksellä. Suurin osa palveluista tuotetaan pilvestä, ja niihin on helppo päästä käsiksi mistä tahansa. Tietokoneille asennettavat ohjelmat saavat väistyä suoraan verkon yli ajettavien ohjelmien ja palveluiden tieltä. Tämä muodostaa myös riskin, sillä käytettävä tietokone voi yhtä hyvin olla työnantajan tarjoama tietokone, hotellin aulatietokone tai oma henkilökohtainen tietokone. Kaikissa näissä on erilainen tietoturvaympäristö, joka joudutaan ottamaan huomioon, kun työntekoa suunnitellaan.
Tietoturva
Nykyajan avoimessa pilvipohjaisessa tietoverkossa työskentelyn mahdollisuudet ja myös riskit ovat suuria. Viime vuosina tietoturvauhat ovat lisääntyneet suuresti sekä määrältään että vakavuudeltaan. Takavuosien “makuuhuonehakkereista” on siirrytty järjestäytyneeseen rikollisuuteen ja valtiollisiin pahantahtoisiin toimijoihin. Koronatilanne itsessään on myös aiheuttanut tietojenkalasteluyrityksiä suuressa mittakaavassa.
Kaikessa työskentelyssä täytyy huomioida tietoturva. Tähän liittyy fyysinen tietoturva, esimerkiksi ovien pitäminen lukittuina ja ikkunanäkymän suunnitteleminen niin, että satunnainen ohikulkija ei pääse näkemään näytöllä olevia tietoja. Kuten toimistollakin, lukitse tietokone myös kotitöissä, kun poistut sen luota vähänkään pidemmäksi aikaa. Kun tehdään kotitöitä ja puhutaan palavereissa ja puhelimessa, tulee huolehtia, että arkaluontoista tietoa ei päädy ulkopuolisten kuultavaksi.
Ohjelmistojen käyttö onnistuu paremmin hyvän verkkoyhteyden yli. Varmista, että käytössäsi on paras mahdollinen verkko, mikä on saatavilla. Käytössäsi voi olla työnantajan tarjoama rajoittamaton nopea mobiiliverkko, jonka saat tarvittaessa kannettavan tietokoneen käyttöön jakamalla verkon matkapuhelimen kautta. Käytä VPN-yhteyttä, kun yhdistät tietokoneen verkkoon ja teet töitäsi. Näin saat käyttöön kaikki työnantajan palvelut tietoturvallisimmalla tavalla. Jos käytät omaa verkkoasi, sinun kannattaa varmistaa, että verkkolaitteet, kuten reitittimet ja modeemit, on päivitetty uusimmalle ohjelmistoversiolle. Ehdottoman tärkeää on, että kaikissa verkoissa on tarpeeksi monimutkainen salasana, joka ei ole kenenkään ulkopuolisen tiedossa. Vaikka käyttämäsi verkko on luotettava, VPN-yhteyden käyttö on silti suositeltavaa.
Työnantajan tarjoamassa tietokoneessa on ajantasainen ja kattava virusturva, ja tietokoneen päivitysten ajantasaisuudesta huolehditaan. Nämä asiat kannattaa huomioida omassakin tietokoneessa, vaikka sitä ei suoraan työntekoon käytettäisikään. Työnantajan käyttöön tarjoamaa laitteistoa ja järjestelmiä ei saa käyttää tavalla, joka vaarantaa laitteiston ja tietojärjestelmien turvallisuuden.
Modernin etätyöskentelyn ytimessä
Etätyöskentely on työelämälle mittava voimavara, jonka riskit voidaan minimoida oikeaoppisella laitteiden käytöllä ja henkilöstön koulutuksella. Tietotekniset mahdollisuudet ylittävät monin verroin niiden aiheuttamat riskit ja kulut. Työntekijä joutuu miettimään, mikä on oikea tapa toimia. Tällöin apuna toimii yritysten tieto- ja henkilöstöhallinto, jonka ohjeiden mukaan toimiminen mahdollistaa miellyttävän, tehokkaan sekä tietoturvallisen etätyöskentelyn nykypäivän alati muuttuvassa työelämäkentässä.
Lähteet:
Työturvallisuuskeskus. 2019. Etätyön työolojen ja työympäristön kartoitus. Saatavissa https://ttk.fi/files/4801/etatyon-riskienkartoitus-17102019.pdf. Viitattu 25.4.2021.
Petri Rautiainen
ICT–päällikkö
Centria-ammattikorkeakoulu
puh. 044 7250 347
