Taru Fröjdholm
Emilia Kurikkala
Hannele Myntti
Tomi Virtanen
Vuoden vaihteessa kuulimme uutisista, että Kiinan Wuhanissa riehui aiemmin tuntematon koronavirus SARS-CoV-2, johon sairastui ja jopa kuoli vastustuskyvyiltään heikoimpia ihmisiä. Tammi- ja helmikuussa keuhkokuumetapauksia aiheuttanut koronavirus eteni jo hyvää vauhtia Euroopassa. Viimein tämä koronaviruksen aiheuttama tauti, COVID-19, rantautui Suomeenkin ja varokeinona tartuntojen ehkäisemiseksi Valtioneuvosto linjasi koronaviruspandemian hillitsemiseksi erilaisia rajoitustoimia. Tästä johtuen Centria-ammattikorkeakoulun kampukset suljettiin ja opetusta tarjottiin etäyhteyksien avulla. Kaikki, joiden työt sen vain mahdollistivat, siirtyivät etätöihin, niin myös Centria-kirjaston henkilöstö. Suurta haastetta toi se, että opiskelijoiden jatkuva opiskelu ja valmistuminen normaaliin tahtiin haluttiin turvata myös poikkeusoloissa.
Töissä kotona
Etätyön myötä koko kirjastotiimissä koettiin, että työaika ja ajantaju hiukan hämärtyivät työpäivän aikana. Ruudun ääressä istuttiin turhankin pitkiä sessioita niskat ja hartiat kyyryssä. Kotikonttoreissa ergonomia ei ollutkaan niin hyvä kuin työpaikalla oman säädettävän pöydän ja tuolin ääressä. Ergonomisia ratkaisuja oli varmaan monenlaisia: kirjoja kasattiin kannettavan tietokoneen alle, jotta saatiin korkeampaa työtilaa, pöydän alle aseteltiin pieniä jakkaroita tai jumpparullia jalkatueksi. Moni aloitteli omaa etätyötään olohuoneen sohvalla, keittiön pöydällä, makuuhuoneessa tai muussa rennossa tilassa.
Pikkuhiljaa omat työkalut alkoivat levitä kodin tiloissa: luetteloitavia kirjoja ilmestyi kassillinen olohuoneen nurkkaan tai kirjahyllyn reunaan, muistilappuja levisi keittiön tiloihin kotiväen ihmeteltäviksi. Ne, joilla oli mahdollista käyttää erillistä huonetta, valtasivat sen nopeasti itselleen ja tavaroilleen. Oli helppoa aamulla siirtyä omaan huoneeseen, aloittaa työnteko siellä ja samoin illalla pistää huoneen ovi kiinni ja olla saman tien kotona.
Tiedon jakamista verkoissa
Ajatus siitä, että kirjasto toimii etänä, voi ulkopuolisesti tuntua oudolta. Kirjasto on kuitenkin nykyään paljon muutakin kuin fyysisiä kirjoja kirjaston hyllyssä. Suurin osa kirjaston toiminnasta tapahtuu verkkojen tai erilaisten ohjelmien kautta. Kirjastossa asiakas näkee vain kirsikan kakun päällä, kuten on tarkoituskin.
Kirjastotyössä on keskeistä se, miten asiakkaille saadaan tieto siitä, mitä aineistoja he voivat käyttää omissa tiedontarpeissaan. Samalla asiakkaat on osattava ohjata ja opastaa käyttämään aineistoja oikein. Sen lisäksi myös kirjastossa työskentelevillä pitää olla tiedossaan yhteiset toimintatavat, jotka mahdollistavat asiakkaiden tasapuolisen kohtelun ja oman työskentelyn. Kukaan ei voi työskennellä yksinään vaan tiimeissä tehtävä työ edellyttää tiedon jakamista.
Etätyö onnistui hyvin Teams-työkalujen ja VPN:n kautta verkossa. Työnantajalta saadut kannettavat tietokoneet toimivat moitteettomasti ja pyörittivät erilaisia ohjelmia kotioloissakin. Olo tuntui normaalia työpäivää ajatellen jopa yhteisöllisemmältä. Teamsissa keskusteltiin ahkerasti eri käytännöistä ja pohdittiin erilaisia mahdollisuuksia ratkaista jokin ongelma. Samalla tuli vaihdettua päivän kuulumisiakin: yksi oli käynyt jo aamulla lenkillä ennen työpäivän aloittamista, toinen taas kertoi taukojumpastaan tai kangistuneista hartioistaan.
Etätyö loi uudenlaista auttamisen halua läpi organisaatiomme. Kirjaston lisäksi palveluistaan tiedotti moni muukin ammattikorkeakoulun toimija: annettiin ohjausta erilaisten ohjelmien käyttöön, opittiin ottamaan yhteyttä Teamsin tai Skypen kautta tai syvennettiin osaamista muissa työkaluissa. Moni koki, että nyt oli aikaa kuunnella erilaisia opetustuokioita. Usein päivään saattoi kuulua moneenkin erilaiseen Teams-palaveriin osallistumista.
Etäasiakaspalvelua ja asiakastyytyväisyyttä
Vaikka kirjastot suljettiin, tavoitteena oli, että opiskelijoiden opinnot ja valmistuminen eivät viivästy. Kirjastolla oli suuri rooli etenkin opinnäytetyövaiheessa olevien opiskelijoiden osalta, koska lähdeaineistoa oli saatava poikkeusoloista huolimatta. Centria-kirjastossa pyrittiinkin kehittämään asiakaspalvelua mahdollisimman asiakaslähtöisesti myös poikkeusolojen aikana.
Asiakkaat ottivat etäasiakaspalvelun hyvin käyttöön. Puhelimen ja sähköpostin välityksellä saatiin melko kattavasti hoidettua erilaisia ongelmatilanteita. Pääosin yhteydenotot koskivat lainojen eräpäiviä ja uusintaa, maksujen kertymistä, e-aineistojen käyttöä ja verkkokirjaston vaatiman salasanan asettamista tai vaihtamista. Lisäksi usein kysyttiin, saako kirjastoon mennä lainaamaan ja palauttamaan. Opastettiinpa puhelimen välityksellä jopa kirjastossa paikan päällä olleita asiakkaita oikeaan hyllyväliin kirjaa etsimään.
Uusia kirjastokorttejakin tehtiin uusille asiakkaille. Kortin saaminen edellyttää fyysistä kirjastossa käyntiä. Asiakkaan kanssa sovittiin päivä ja kellonaika, jolloin hän tulee kirjastosta korttia noutamaan ja joku kirjaston henkilökunnasta oli häntä kirjastossa kyseisenä aikana palvelemassa.
Tiedonhaun ohjausta tarjottiin verkon ja erilaisten sovellusten avulla etänä. Etenkin opinnäytetyön tekijöille tämä saattoi olla kullanarvoinen palvelu. Aikaisemmin koostettu tiedonhankinnan opas, alakohtaiset tiedonhaun oppaat sekä e-aineistolistaus käyttöohjeineen auttoivat myös tiedonhakijoita ja –tarvitsijoita. Niitä hyödynnettiinkin ja markkinoitiin ahkerasti niin opettajille kuin opiskelijoillekin.
Kaikesta e-aineistosta huolimatta, myös fyysisten kirjojen tarve oli edelleen olemassa, joten kirjastossa käynti mahdollistettiin myös poikkeusolojen aikana. Vahtimestarille soittamalla pääsi kampukselle sisään, ja kirjaston lainaus- ja palautusautomaatteja hyödyntämällä kirjoja pystyi lainaamaan ja palauttamana normaalisti. Tartuntariskin minimoimiseksi kirjastoissa oli saatavilla käsien desinfiointiainetta ja kertakäyttöhanskoja, eikä kirjastoissa yleensä ollut useita henkilöitä samanaikaisesti. Tämä järjestely toimi hyvin ja asiakkaita kävi päivittäin.
E-aineistoja etäopiskelun ja -opetuksen tueksi
Suomessa Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene, Ammattikorkeakoulukirjastojen AMKIT-konsortio sekä Suomen opiskelijakuntien liitto SAMOK esittivät maaliskuussa vetoomukseen suomalaisille kustantajille osallistua haastavan poikkeusajan oppimisen turvaamiseen avaamalla e-aineistoja maksuttomaan käyttöön. Kotimaisista kustantajista Sanoma Pro ja Edita vastasivat vetoomukseen lisäämällä e-kirjojensa tarjontaa Ellibs-palvelun kautta. Suurta osaa näiden kustantajien tarjoamista kirjoista käytetään jatkuvasti kurssikirjoina, joten niiden saaminen e-aineistokokoelmaan on ollut hieno asia.
Koronapandemian vuoksi myös useat kansainväliset kustantajat ryhtyivät avaamaan e-aineistopalveluitaan vapaaseen käyttöön. Centria-kirjaston aineistoja täydensivät esimerkiksi SAGE:n ja ProQuestin tarjoamat palvelut. Näissä tietokannoissa oli runsaasti eri alojen kansainvälistä aineistoa e-kirjoina, artikkeleina ja tutkimuksina.
Uusista aineistoista tiedotettiin aktiivisesti sosiaalisessa mediassa sekä viestimällä suoraan opettajille ja opiskelijoille. Samaan aikaan maksullisten e-kirjojen hankintaa sekä aineiston kuvailua Centria-Finnaan tehostettiin, ja näin aineistoa saatiin nopealla aikataululla opiskelijoidemme ja henkilökuntamme käyttöön.
Opettajien hankintaehdotuksia kuunneltiin myös tarkasti ja pyrittiin vastaamaan niihin mahdollisuuksien mukaan. Opettajien kanssa tehtävä yhteistyö aineiston hankinnassa onkin erittäin tärkeää, jotta kirjaston kokoelma palvelee mahdollisimman hyvin opiskelijoita ja tukee heitä opintojen suorittamisessa. Tätä yhteistyötä toivotaan olevan jatkossakin yhä enemmän.
Tiedotusta ja tiedonhaun ohjausta
Poikkeustilan aikana kirjasto pyrki tiedottamaan aktiivisesti eri viestintäkanavissa. Koulujen sulkemisen myötä kirjaston nettisivuille lisättiin päivittyvä tiedote, jossa ilmoitettiin mahdollisimman selkeästi tilanteen vaikutuksista kirjastopalveluiden käyttöön ja saatavuuteen. Ohjeet kirjastopalveluiden käyttöön poikkeustilan aikana myös tulostettiin ja kiinnitettiin näkyville sekä kirjaston asiakaspalveluun että kampuksen ulko-ovelle Kokkolassa ja Ylivieskassa.
Etäopetukseen siirryttäessä kirjasto järjesti yhteistyössä oppimispalveluiden kanssa kaksi henkilökunnalle suunnattua kirjaston materiaalien etäkäytön koulutustilaisuutta. Toinen koulutuksista myös tallennettiin myöhemmin kuunneltavaksi. E-aineiston käytön korostuessa niiden käytöstä tehtiin viikoittain useampia tiiviitä esittelyjä sosiaaliseen mediaan, henkilökunnan intranetiin ja sähköpostitse alakohtaisesti suoraan opettajille.
Opinnäytetyöprosessin tueksi kirjasto tarjoaa opiskelijoille opastettua tiedonhankinnan ohjausta. Tällöin opiskelija yhdessä kirjaston informaatikon kanssa tutustuu opinnäytetyön aihepiirin kannalta oleellisiin tietokantoihin sekä hakumenetelmiin. Tiedonhaun ohjaus oli helposti toteutettavissa verkossa Skypen tai Teamsin kautta jaetulla työpöytänäkymällä myös etätyön aikana.
Yhteistyöllä kaikki sujuu
Kirjastossa oltiin motivoituneita turvaamaan opiskelijoiden valmistumista myös kirjaston sulkuaikana. Yhteinen tahtotila oli, että opiskelija saa käyttöönsä paljon e-aineistoja ja myös mahdollisuuden käyttää fyysistä kirjastoa poikkeustoimenpiteillä. Työnantajamme tarjoamat työskentelymahdollisuudet toimivine työkaluineen mahdollistivat hyvin tiimityöskentelyn ja lähes normaalin työpäivän jokaiselle. Informaatio kulki hyvin asiakkaiden ja kirjaston välillä. Eräs työntekijämme tiivistikin pandemian aikaisen palveluajatuksemme selkeästi: ”Onneksi on kattavat e-aineistot, toimivat automaatit ja kekseliäät kirjastotyöntekijät”.
Lähteet:
Arene, 2020. Ammattikorkeakoulut vetoavat maksuttomien verkkoaineistojen puolesta. Ammattikorkeakoulujen rehtorineuvosto Arene ry, Ammattikorkeakoulukirjastojen AMKIT-konsortio, Suomen opiskelijakuntien liitto SAMOK ry. Luettavissa: http://www.arene.fi/ajankohtaista/ammattikorkeakoulut-vetoavat-maksuttomien-verkkoaineistojen-puolesta/
Myntti Hannele, 2018. PCI ja RDA –kirjasto ajan hermolla. Centria Bulletin 2/2018. Luettavissa: https://centriabulletin.fi/ajan-hermolla/
Paulin, D. & Suneson, K. 2012. Knowledge Transfer, Knowledge Sharing and Knowledge Barriers – Three Blurry Terms in KM. Electronic Journal of Knowledge Management, 10(1), pp. 81-91. Luettavissa: http://www.ejkm.com/main.html
Salli, Minna. 2012. Epätyypilliset työsuhteet käytännönläheisesti: erilaiset työn tekemisen tavat ja muodot. Helsingin seudun kauppakamari. Helsinki. Luettavissa: https://kauppakamaritieto-fi.ezproxy.centria.fi/fi/s/ak/…isesti-2012/
THL, 2020. Koronavirus COVID-19. Terveyden ja hyvinvoinnin laitos. Luettavissa: https://thl.fi/fi/web/infektiotaudit-ja-rokotukset/taudit-ja-torjunta/taudit-ja-taudinaiheuttajat-a-o/koronavirus-covid-19
Torppa, Tiina, 2013. Yksin työskentelevän opas. Talentum. Helsinki. Luettavissa: https://bisneskirjasto-almatalent-fi.ezproxy.centria.fi/teos/BAJBBXXTBBAED
Taru Fröjdholm
Tietopalvelusihteeri
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 808 6618
Emilia Kurikkala
Tietopalvelusihteeri
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 480 5985
Hannele Myntti
Informaatikko
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 044 449 2611
Tomi Virtanen
Informaatikko
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 808 6616
