Kohti älykkäämpää ostolaskuprosessia

Älykkäässä taloushallinnossa prosessit on suunniteltu tarkoituksenmukaisiksi ja yhdenmukaisiksi – järjestelmät ovat korvanneet ihmisen rutiininomaisissa työtehtävissä ja ne tukevat päättelyä ja luovaa ongelmanratkaisua vaativissa tehtävissä (Kaarlejärvi & Salminen 2018, 17). Älykkään taloushallinnon voidaan katsoa olevan seuraava vaihe taloushallinnon digitalisoitumisessa; 1990-luvulla puhuttiin paperittomasta kirjanpidosta, 2000-luvulla sähköisestä taloushallinnosta, 2010-luvulla digitaalisesta taloushallinnosta ja nyt 2020-luvulla älykkäästä taloushallinnosta.

Älykkään taloushallinnon etu on sen nopeus ja tehokkuus. Automaation myötä inhimilliset tallennus- ja laskuvirheet vähenevät olennaisesti, kun järjestelmät hoitavat suuren osan työvaiheista, jotka tähän saakka on hoidettu manuaalisesti tallentamalla.

Älykkäässä ostolaskuprosessissa ostolaskut kulkevat prosessin läpi sääntöihin, prosesseihin ja tilauksiin perustuen ilman taloushallinnon työntekijän saatikka muiden organisaation asiatarkastajien ja hyväksyjien työpanosta. Jos ostolasku perustuu sopimukseen, lasku on mahdollista yhdistää sopimus- tai asiakasnumeron perusteella luotuun käsittely- ja tiliöintisääntöön. Ostolaskulle tallentuu tällöin automaattisesti tiliöinti, ja jos lasku on sopimuksen mukainen, hyväksyntäkierto on mahdollista ohittaa täysin. Tällaisessa tapauksessa ostolasku kiertää järjestelmän kautta maksuun saakka ilman, että organisaation työntekijät käyttäisivät siihen lainkaan työaikaansa.

Centria-ammattikorkeakoulun (myöhemmin Centria) ostolaskuprosessi ei ole vielä kokonaan älykäs, mutta siinä on vaiheita, jotka hoituvat järjestelmien automatiikan tai ohjelmistorobotin toimesta. Centrian ostolaskuista suurin osa saapuu verkkolaskuna suoraan järjestelmään, joten ostolaskujen vastaanotto vie mahdollisimman vähän työntekijöiden työaikaa. Verkkolaskun saapumisen jälkeen ohjelmistorobotti tarkastaa laskun tilinumeron vertaamalla sitä toimittajareksiteriin ja käy Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä tarkastamassa, kuuluuko yritys ennakkoperintärekisteriin. Ohjelmistorobotin tekemän esikäsittelyn jälkeen lasku menee ostolaskujärjestelmässä ensimmäistä kertaa taloushallinnon työntekijälle. Ohjelmistorobotin tekemän työn lisäksi Centrian ostolaskuprosessissa käytetään automaattisia tiliöinti- ja reititysmalleja. Jo esimerkiksi toimittajanumeron taakse luodut tarkastus- ja hyväksyntämallit tiliöinteineen säästävät taloushallinnon työaikaa huomattavan määrän.

Kaiken kaikkiaan taloushallinnon digitalisoituminen tuo taloushallinnon työntekijöille tilaisuuden käyttää työaikaansa tehtäviin, joilla on enemmän painoarvoa yrityksen tai organisaation johtamista ja kehittämistä ajatellen – kun rutiinityö vähenee, jää aikaa enemmän kehitys- ja asiantuntijatyölle. Centriassa matka kohti älykkäämpää taloushallintoa ja ostolaskuprosessia on jo alkanut – matkaa on vielä, mutta on hienoa olla mukana matkalla.