Piia Lindell
Ohjelmistorobotiikka (RPA – Robotic Process Automation) terminä on ollut yritysten ja yhteisöjen puheenaiheena jo usean vuoden ajan. Mitä tämä ajankohtainen teknologia sitten on? Yksi vastaus voisi olla, että se on tietokoneohjelma (sovellus), joka suorittaa itsenäisesti ja automaattisesti jotain sille määriteltyä työtehtävää. Käytännönläheisemmin ajateltuna mieleeni tulee kuvata asia esimerkiksi ostoreskontran kesätyöntekijän perehdytyksen ja työskentelyn kautta. Kirjanpitäjä ohjaa häntä tekemään tietyt vaiheet, tietyssä järjestyksessä, etukäteen määritellyin säännöin ja toistaen aina samalla tavalla. Mikäli kesätyöntekijällä olisi olemassa olevaa osaamista ja työkokemusta organisaatiossa, hän pystyisi suorittamaan jo vaativampia työtehtäviä, jotka saattaisivat vaatia analysointia ja päättelykykyä. Jos työtehtävien suorittaminen vaatisi päättelyä esimerkiksi olemassa olevan datan pohjalta, teknologian näkökulmasta puhuisimme silloin koneoppimisesta tai tekoälystä (AI). Mikäli ohjelmistojen sisäisten makrojen käyttö (esim. Excel) on tuttua, ohjelmistorobotti toimii toimintamallina hyvin samalla tavalla, paitsi että se kykenee siirtymään Windows-ympäristössä ohjelmistosta toiseen.
Ohjelmistorobotti tekee väsymättä 24/7/365 ja ilman virheitä sille opetettuja tehtäviä. Toisaalta jos se olisi opetettu väärin, samoin kuin aiemmin mainitsemani kesätyöntekijä, toistaisi se samat virheet uudelleen ja uudelleen. Parhaiten sille sopivat rutiininomaiset, ihmisen toimintaa mallintavat tehtävät, joita on suuri määrä. Ohjelmistorobotiikalla automatisoidaan liiketoimintaprosesseja, ja voimme puhua myös tietotyön prosessien automatisoinnista. Rutiinien automatisoiminen tarkoittaa ihmisen tekemän työn muuttumista rutiinien suorittamisesta asiantuntijuudeksi ja kommunikoinniksi liiketoimintaprosessien kanssa.
Miksi ohjelmistorobotiikkaa sitten tarvitaan? Prosesseissa saattaa olla paljon manuaalisia, toistuvia työvaiheita. Niiden suuri määrä aiheuttaa luonnollisesti henkilöstökustannuksia, ja työntekijöillä saattaa olla kykyä vaativampaan asiantuntijatyöhön. Toistuvat rutiinit aiheuttavat myös työtyytymättömyyttä henkilöstössä. Kaikessa työssä voi tapahtua inhimillisiä virheitä, mutta ohjelmistorobotiikkaa käyttämällä virheet voidaan lähes välttää. Robotiikkaa voidaan hyödyntää myös datan analysointiin ja jo tapahtuneiden virheiden tunnistamiseen. Taloushallinnon järjestelmät ja toiminnanohjausjärjestelmät eivät yksinään välttämättä tue prosesseja riittävästi. Lisäksi integraatiot järjestelmien välillä saattavat tulla kalliimmiksi kuin robotiikan hyödyntäminen tiedon siirrossa.
Ohjelmistorobotiikan käyttöönotolla saattaa olla myös hyötyjä, joita voisi kutsua välillisiksi hyödyiksi. Prosessit kuvaamalla opimme tuntemaan niitä paremmin ja katsomaan prosesseja erilaisin silmin kuin päivittäin kyseistä työtä tekemällä. Saatamme löytää pullonkauloja päivittäisessä työssä, tai ehkä turhiakin työvaiheita. Lisäksi saamme toimintaan lisää läpinäkyvyyttä ja tuomme hiljaista tietoa näkyväksi. Näin myös uusien henkilöiden perehdyttäminen helpottuu jatkossa. Läpinäkyvyys on tärkeää myös sisäisen valvonnan näkökulmasta.
Esimerkiksi taloushallinnon työtehtävien hallitseminen vaatii vahvaa kirjanpidon ja verotuksen asiantuntemusta. Näitä taitoja tarvitaan toki edelleen, mutta perinteisen kirjanpitäjän tehtävän sijaan voidaan työskennellä talouden asiantuntijana, business controllerina ja niin edelleen, ymmärtäen organisaation end-to-end-prosesseja. Taloushallinnon asiantuntijoilta vaaditaan yhä enemmän IT- ja teknologiataitoja sekä kehittämisasennetta. Vaikkei taloushallinnon osaajilta vaadita robottien koodaustaitoja, heidän tulee osata tai ainakin ymmärtää ns. polkudokumenttien tekeminen robottiohjelmistojen kehittäjiä varten. Tavallaan heidän työtehtäviinsä saattaa siis kuulua myös kehitettyjen ohjelmistorobottien kouluttaminen haluttuun tehtävään.
Centrian ensimmäinen robotiikkaprojekti oli kertaluonteinen, pakon sanelema toteutus, kun noin 90 000 sähköistä ostolaskua tuli pelastaa aiemman toimittajan teknisestä ympäristöstä Centrian omalle palvelimelle hyvin nopealla aikataululla. Tämä koko projekti toteutettiin alle kahdessa kuukaudessa alusta loppuun. Välillä robotteja oli useampi yhtä aikaa tekemässä tätä työtä 24/7. Tämä tekninen toteutus säästi Centrialta melkoisen määrän euroja verrattuna toimittajalta tilattavaan toteutukseen.
Kauaskantoisempaan robotiikkakehitykseen lähdettiin Centriassa taloushallinnon, TKI-toiminnan ja opetuksen yhteisprojektina. Taloushallinnossa oli tunnistettu tarpeet ja myös ohjelmistorobotiikan tarjoamat mahdollisuudet. TKI-toiminnassa oli taas nähty uuden osaamisen tuomat mahdollisuudet esimerkiksi alueen yritysten kehittämistoiminnassa. Opetuksesta projekteihin tuodaan asiantuntijuutta, mutta niistä myös saadaan eväitä opetuksen kehittämiseen. Käytyjen keskustelujen jälkeen mukaan valikoitui yritysyhteistyökumppani, jolla on vahva ohjelmistorobotiikkatausta. Yhteistyökumppanin roolina on teknisen ympäristön tarjoaminen, ensimmäisten robottitehtävien määrittely, Centrian henkilöstön kouluttaminen ja Centrian teknisen henkilöstön tukeminen. Centriassa voitaisiin jopa puhua pienimuotoisen RPA-osaamiskeskuksen tai -tiimin muodostumisesta yli Centrian tulosalueiden. Tämä on hyvä esimerkki siitä, että sama aihe voidaan nähdä tärkeäksi kehittämiskohteeksi sekä molemmissa ydinprosesseissa että ydinprosesseja palvelevissa toiminnoissa.
Taloushallinto oli Centriassa hyvin luonnollinen kohde lähteä soveltamaan ohjelmistorobotiikkaa, sillä esimerkkejä siitä on paljon. Yhteistyökumppanin vetämänä meille pidettiin työpajoja, joissa arvioitiin erilaisten työtehtävien soveltuvuutta robotisoinnin kohteeksi. Me emme tunnistaneet heti selkeitä rutiineja, joissa volyymit olisivat riittävän suuria. Valitsimme kuitenkin pari yksinkertaista robotisoinnin kohdetta, sillä Centrian ohjelmistorobotiikkaprojektin tavoitteena oli myös saada TKI-henkilöstölle koodausosaamista RPA-kehitykseen. Kaksi ensimmäistä robottitehtävää liittyivät ostolaskujen käsittelyyn. Näitä varten taloushallinnon asiantuntijamme tekivät ns. polkudokumentteja, joissa kuvattiin täsmällisesti kaikki työvaiheet. Edellytyksenä polkudokumenttien tekemiselle ovat selkeät prosessit ja prosessikuvaukset. Lisäksi nuo työvaiheet vielä videoitiin, jotta koodaaja pystyi tarkistamaan työvaiheiden oikeellisuuden. Tällainen projekti vaatii tiivistä yhteistyötä koodaajien ja substanssiosaajien välillä.
Nyt ensimmäinen ostolaskujen käsittelijä aamuisin on ohjelmistorobotti. Tehtävät ovat enemmän kontrollityyppisiä tehtäviä. Ensinnäkin robotti käy tarkistamassa Patentti- ja rekisterikeskuksen YTJ-järjestelmästä, että laskun lähettänyt yritys on ennakkoperintärekisterissä, ja käy tekemässä tästä merkinnän ostoreskontran toimittajatietoihin ja kommentin ostolaskun tietoihin (alla). Toisena tehtävänä robotti käy lukemassa laskulta, vastaako siellä ilmoitettu pankkitilitieto toimittajatiedoissa jo olevia tietoja. Ellei, lähettää robotti tästä ostoreskontran pääkäyttäjälle sähköpostin, jossa kertoo asiasta. Väärä pankkitilitieto toimittajarekisterissä on merkittävä riski, joka tulee välttää. Pitkien numerosarjojen tarkistaminen on herkkä inhimillisille virheille.
Tällä hetkellä olemme Centriassa automatisoimassa laskutusprosessejamme, mutta tämä edellyttää ensin yksiselitteistä tietojen syöttöpohjaa, ennen kuin prosessia voidaan lähteä kuvaamaan ja polkudokumentteja tekemään. Tulevaisuudessa meitä kiinnostaisi erilaisten sisäisen valvonnan kontrollien rakentaminen ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäen. Samoin Centriassa meneillään olevassa tiedolla johtamisen projektissa saattaa olla tarvetta myös ohjelmistorobotiikalle. Kun olemme saaneet riittävästi kokemusta ja osaamista aiheesta, voidaan robotiikkakohteiden arviointia tehdä myös muualla organisaatiossa kohteissa, joissa toistuvia rutiinitöitä on paljon. Saatu kokemus kohteiden robotisoinnista mahdollistaa myös osaamisen viennin alueen yrityksiin.
Piia Lindell
hallinto- ja talouspäällikkö
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 044 725 0046
