Ihana, kamala matkalasku

Matkakustannusten korvauksia säätelee Suomessa kaksi eri säännöstöä: työehtosopimus, joka määrittelee, mitä pitää maksaa, ja Verohallinnon kustannuspäätös, joka puolestaan määrittelee, onko kustannus verovapaata. Nämä ovat useimmiten samansisältöisiä ja maksettavat kustannukset verovapaita, mutta tilanteessa, jossa työehtosopimus on lievempi kuin Verohallinnon kustannuspäätös, maksettavat korvaukset ovat kokonaan tai osittain veronalaisia.

Tuloverolain 71§ mukaan veronalaista tuloa eivät ole työnantajalta työmatkasta saatu matkustamiskustannusten korvaus, päiväraha, majoittumiskorvaus tai ateriakorvaus. Matkustamiskustannusten korvauksia ovat esimerkiksi kilometrikorvaus tai matkalippu. Majoittumiskorvaus on korvaus majoittumisen aiheuttamista kuluista, myös yömatkaraha on majoittumiskorvaus. Päivärahaa maksetaan lisääntyneiden kohtuullisten elantomenojen kuten ruokailun ja vaatehuollon kattamiseksi. Ateriakorvausta voidaan maksaa jos päivärahaa ei makseta. (Verohallinto 2021a.)

Matkakustannusten korvauksia on olemassa kahdenlaisia, kaavamuotoisia ja tositteisiin perustuvia. Kaavamuotoiset korvaukset ovat niitä, joille Verohallinto määrittää vuosittaisessa kustannuspäätöksessään ylimmät verovapaat korvaussummat. Muut korvaukset ovat tositteisiin perustuvia korvauksia palkansaajan suorittaessa työnantajan maksettavaksi kuuluvia kuluja.

Matkalaskun tekoa helpottaa, jos ymmärtää perusasiat matkakustannusten korvauksista. Milloin kyseessä on työmatka ja milloin ei? Tuloverolain 72§ mukaan matka voidaan katsoa verotuksessa työmatkaksi, jos seuraavat kolme edellytystä täyttyvät: matka tehdään työtehtävien suorittamiseksi, matka tehdään erityiselle työntekemispaikalle ja matka on tilapäinen. Tällaisia matkoja ovat muun muassa työhön liittyvät kokoukset, työhön liittyvä kouluttautuminen sekä työyhteisötilaisuuksiin tehdyt matkat. Palkansaajan vapaa-aikaan tai yksityisasioihin liittyvät matkat eivät ole työmatkoja. Matkavuorokausi on enintään 24 tunnin mittainen aika, joka alkaa, kun palkansaaja lähtee työmatkalle ja päättyy kun palkansaaja palaa työmatkalta. (Tuloverolaki 30.12.1992/ 1535.)

Päivärahan maksamiselle on olemassa aika- ja etäisyysvaatimukset. Oikeus osapäivärahaan syntyy, kun matka on kestänyt yli kuusi tuntia ja kokopäivärahaan kun matka on kestänyt yli 10 tuntia. Aikavaatimuksen lisäksi myös etäisyysvaatimuksen on täytyttävä. Matkakohteen on sijaittava yli 15 kilometrin etäisyydellä varsinaisesta työpaikasta tai asunnosta, riippuen siitä, mistä matka on tehty, ja sen on sijaittava yli viiden kilometrin etäisyydellä sekä varsinaisesta työpaikasta että asunnosta. Matkalla saadut ilmaiset tai matkalipun hintaan sisältyneet ateriat vaikuttavat maksettavan päivärahan määrään puolittamalla maksettavan päivärahan. Osapäiväraha puolittuu yhdestä saadusta ateriasta ja kokopäiväraha kahdesta saadusta ateriasta. (Verohallinto 2021b.)

Ateriakorvausta voidaan maksaa vain, jos päivärahan maksamisen edellytykset täyttyvät, mutta matkasta ei suoriteta päivärahaa eikä palkansaajalla ole työn vuoksi ollut mahdollisuutta aterioida tavanomaisella ruokailupaikallaan. Yömatkarahaa voidaan maksaa, jos päivärahaan oikeuttavasta matkavuorokaudesta vähintään neljä tuntia on kello 21.00-07.00 eikä työnantaja maksa palkansaajan majoitusta tai korvausta makuupaikasta. (Verohallinto 2021a.)

Kilometrikorvausta laskutettaessa laskulta tulee käydä ilmi lähtö- ja paluuosoitteet katuosoitetasolla. Mikäli matkalla on poikettu jossain vaikka poimimassa kollega kyytiin, tulee tämäkin osoite laittaa matkareittiin. (Verohallinto 2021b.)

Palkansaajan on esitettävä työnantajalle selvitys eli matkalasku työmatkasta aiheutuneista kuluista.

Matkalasku on määrämuotoinen dokumentti eli siitä on aina selvittävä seuraavat asiat:

Palkansaajan on liitettävä matkalaskuun tositteet tai muu selvitys, mikäli tositetta ei ole ollut saatavilla. Mikäli matkalaskulta puuttuu jokin näistä tiedoista, sitä ei voida käsitellä ennen kuin puuttuvat tiedot on lisätty. (Verohallinto 2021b.)

Matkalaskut ovat kirjanpidon tositteita ja niitä on säilytettävä kirjanpitolain määräämä aika. Tämän vuoksi matkalaskujen tulee olla luettavia ja ymmärrettäviä vielä vuosia matkalaskun hyväksymisen jälkeen. Siksi tilaisuuden ohjelma tai kutsu tulee liittää liitetiedostona matkalaskuun, koska linkit eivät todennäköisesti enää toimi useiden vuosien päästä. Ajettua reittiä merkittäessä katuosoitteet ovat todella tärkeitä, sillä niiden perusteella voidaan varmistaa korvattavan kilometrimäärän oikeellisuus. Paikkakunnan keskustasta toisen paikkakunnan keskustaan on aivan eri matka kuin paikkakunnan kaukaisimmalta rajalta toisen äärilaidalle. Yritys tai organisaatio, jossa vieraillaan, ei välttämättä sijaitse enää samassa osoitteessa, joten sen vuoksi pelkkä yrityksen nimi ei riitä matkakohteeksi vaan matkalaskulla on ilmoitettava myös sen osoite.

Kaikki saadut ilmaiset tai matkalipun hintaan sisältyneet ateriat tulee ilmoittaa matkalaskulla, vaikka ateria ja sen tarjoaja ei liittyisi mitenkään matkan aiheeseen. Ateriat vaikuttavat päivärahaan tekstissä aiemmin kuvatulla tavalla, mutta tästä poikkeuksen muodostaa työnantajan luottokortilla maksettu tai työnantajan tarjoama ateria. Se vähentää maksettavan verovapaan päivärahan määrää aterian hinnan verran.

Tästä näemme mitä kaikkea matkalaskun tarkastajan täytyy käydä läpi tarkastaessaan matkalaskuasi. Kyse ei ole laskun tarkastajan liian kireälle lipsahtaneesta nutturasta eikä oman organisaation byrokratian kukkasista vaan viranomaisen määräämistä muotoseikoista. Puutteelliset matkalaskut ja niiden myötä perusteettomasti maksetut korvaukset voivat aiheuttaa kalliita jälkiseuraamuksia sekä maksavalle organisaatiolle että palkansaajalle henkilökohtaisesti.