Centrian projektipäällikkö – kuningas vaiko kerjäläinen?

Sakari Nokela

Projektipäällikön tehtävä on loppujen lopuksi melko yksinkertainen. Hankkeessa projektipäällikkö vastaa siitä, että kaikki asetetut tavoitteet saavutetaan suunnitellussa laajuudessaan, halutussa aikataulussa ja sovitussa budjetissa. Projektipäällikkö vastaa projektisuunnitelman mukaisesta työskentelystä: työn tuloksista, aikatauluista, työmääristä, kustannuksista, tulosten laadusta sekä hankekokonaisuuden suunnitelmallisuudesta. Projektipäälliköllä on siis aika paljon vastuuta. Organisaation pitääkin antaa projektipäällikölle osaavia resursseja ja riittävästi valtuuksia tehtävän hoitamiseen. Projektin onnistuminen ja epäonnistuminen ovat suurelta osin kiinni projektipäällikön omasta osaamisesta. Mutta minkälainen on hyvä projektipäällikkö? Minkälaisia osaamista ja kykyä projektipäälliköltä tarvitaan hankkeen toteuttamiseen?

Centrian hankkeiden kokonaisvaltaisessa hallinnassa ja organisoinnissa tulee ottaa huomioon monia erilaisia asioita. Voidaan kai sanoa, että projektipäällikkö on keskeisessä asemassa hankkeen strategisessa, taktisessa ja operatiivisessa johtamisessa. Projektipäällikkö nimittäin tekee päätöksiä hankkeiden tavoitteista, osallistuu henkilöstön rekrytointeihin ja seuraa tarkkaan tehtyä hankkeen työtä. Luin hiljattain Kauppalehdestä väitteen, että projektipäällikkö on kuningas ja projektipäällikköä pitäisi myös kohdella kuin kuningasta. Projektipäällikön pitää tietää melkein kaikki. Pitää valmistella hyvä hanke ja hallita erilaiset sidosryhmäsuhteet, osata talousasiat ja sopimusasiatkin. Lisäksi pitää pystyä johtamaan ihmisiä ja asiakassuhteita, teknistä osaamistakin pitää olla riittävästi eikä ihan ensimmäisen vastoinkäymisen kohdatessa voi laittaa päätä pensaaseen. Puhelimeenkin vastataan 24/7, jos yritysasiakas vain soittaa.

Oman kokemukseni perusteella hyvällä projektipäälliköllä pitää olla erinomaiset viestinnälliset taidot. Projektipäällikön pitää osata kuunnella aktiivisesti hankkeen yritysten ja sidosryhmien tarpeita sekä Centriassa työntekijöitä. IIT Finlandin järjestämässä PMP^®-projektipäällikkökoulutuksessa kuulin, että projektipäällikön työstä jopa 90 % on kommunikointiin ja viestintään liittyvää. Eli tämähän on siis kuuntelemista, puhumista, lukemista, kirjoittamista ja näkemistä?

Centrian hankkeissa tulisi mielestäni aina viestiä aktiivisesti projektin tapahtumista ja aikaansaannoksista. Usein projektin eri sidosryhmät arvostavat hankkeen oman web-sivuston kautta tapahtuvaa aikaansaatujen tulosten ja uutisten kommunikointia. Osaava projektipäällikkö on koko ajan tilanteen tasalla siitä, mitä hänen projektissaan tapahtuu, mitä on tapahtumassa seuraavaksi ja mikä on tulevien tehtävien prioriteetti ja tärkeysjärjestys, ja mitä tehdään ensin, kun tulee se ”kiire”. Osaava projektipäällikkö aktivoi myös projektin eri sidosryhmiä kommunikoimaan keskenään. Hyviä projektipäällikön kommunikoinnin ja viestinnän erityistaitoja ovat muiden muassa esiintymistaito, asiakkaan ymmärtämisen taito, TKI-asiantuntijoiden osaamisen ja kapasiteetin ymmärtämisen taito, ongelmien ratkaisukyky sekä neuvottelutaito. Oman kokemukseni perusteella esimerkiksi EAKR-hankkeissa projektipäällikkö kommunikoi kymmenien henkilöiden kanssa päivittäin. Viestinnän osaamista ja taitoja kannattaakin kehittää jatkuvasti. Toinen tärkeä ominaisuus on sama kuin yleensä hyvillä asiantuntijaorganisaatioidenkin johtajilla, nimittäin projektipäällikön pitää uskaltaa ja osata reagoida ja tehdä päätöksiä hankkeen aikana.

Ei projektipäällikkö minusta miltään kerjäläiseltä kuulosta?

Hankkeiden aluevaikuttavuutta mitataan usein hankkeen tulosten kautta esimerkiksi lukumäärillä, euroilla tai prosenteilla. Tuloksia ovat hankkeen tutkimuksissa syntynyt IPR, patentit, keksinnöt, julkaisut sekä KV-vaikuttavuus. Hankkeissa projektipäällikkö on mielestäni myös delegoija, hänen on osattava delegoida tehtävien suorittaminen asiantuntijoilleen. Kaikkiin ongelmakohtiin ei ehkä löydy nopeaa ratkaisua heti. Tällöin projektipäällikön on osattava keskustella asiantuntijoiden kesken, järjestää aivoriihi tai palaveri ongelmista ja löytää parhaat mahdolliset ratkaisuvaihtoehdot. Näin toimien projektipäällikkö ohjaa yhteisen ratkaisumallin miettimistä, jonka perusteella tehdään yhdessä päätökset, miten jatketaan eteenpäin.

Projektipäällikön on hallittava hankkeen johtamisessa ratkaisukeskeinen asiajohtaminen ja sen lisäksi asiantuntijaorganisaation motivoiva henkilöjohtaminen. Kokenut projektipäällikkö osaa käsitellä kaikki vastaan tulevat haasteet ja tilanteet ammattimaisesti ja huolehtia siitä, että haasteista on mahdollisimman pieni vaikutus hankkeen lopputuloksiin ja organisaation motivaatioon.