Ilpo Hautala
Paula Oja
Työelämässä pyritään tehostamaan ajankäyttöä ja hyödynnetään yhä enemmän eri palveluntarjoajien pilvipalveluita, jotka mahdollistavat työskentelyn ajasta ja paikasta riippumattomasti. Pilvipalvelut tuovat työkaluja sekä henkilökohtaiseen että yhteisölliseen työskentelyyn. Niiden avulla voidaan muun muassa hoitaa viestintää, jakaa, tallentaa ja muokata tiedostoja, hallita projekteja sekä työskennellä tiimityökalujen kautta yhdessä.
Centria tutkimus ja kehityksen koulutuspalvelut järjestää täydennyskoulutuksia ja yrityksille räätälöityjä asiakaskohtaisia koulutuksia. Viime aikoina pilvipalvelut ja Ms Office 365 on ollut yksi suosituimmista koulutusaiheista. Yritykset ovat ottamassa palvelua käyttöön ja kaipaavat vinkkejä, miten sitä voisi tehokkaasti hyödyntää yrityksen toiminnassa.
Mitä pilvipalvelut tarkoittavat?
Pilvipalveluilla tarkoitetaan tiedon tallentamiseen tai muokkaamiseen liittyviä palveluita, joita käytetään pilvipalvelua tarjoavan yrityksen palvelimelta. Tallennetut tiedot ja palvelut ovat käytettävissä mistä ja milloin tahansa internetyhteyden kautta. Pilvipalvelujen käyttö onnistuu millä tahansa päätelaitteella (tietokone, tabletti, älypuhelin). Ne tarjoavat ajasta ja paikasta riippumattoman alustan työskennellä ja kommunikoida esimerkiksi yrityksen sisällä, projektin sisällä tai yhteistyötahojen kanssa.
Pilvipalvelut pitävät sisällään erilaisia palveluita, joita voidaan hyödyntää joko paikallisesti asennettujen ohjelmien tai ns. Online-työkalujen avulla. Nykyaikaiset työkalut yhdessä pilvitallennustilan kanssa mahdollistavat henkilökohtaisen työskentelyn tai tiedon yhteisöllisen käsittelyn tiimityötilassa. Palveluntarjoajia sekä erityyppisiä työkaluja tarjoavia tahoja on lukuisia, esimerkiksi Office 365 Business, Google G-suite/Enterprise ja Applen pilvityökalut (esim. iWork ja iCloud).
Mitä pilvipalvelut tuovat työskentelyyn?
Pilvipalvelut tuovat monia työkaluja ajanhallinnan tehostamiseen. Kalenterin kautta voidaan varata nopeasti ja helposti tapaamisaikoja ilman turhia kalenterimerkintöjä, yhteensovittamisia tai päällekkäisyyksiä. Tilatietoja hyödyntämällä voidaan suoraan nähdä, milloin työntekijä on käytettävissä, varattuna, skype-neuvottelussa tai lomalla. Aikataulujen sovittamiseen ei mene aikaa, kun nähdään heti kaikkien palaveriin osallistuvien kalenterit ja voidaan tehokkaasti sopia kaikille sopiva aika. Tähän voidaan hyödyntää aikatauluavustajaa. Kalenterin toimintojen avulla voidaan varata myös tiloja, autoja tai laitteita (huone-/laitekalenterit).
Viestintää helpottamaan on tarjolla pikaviestintä- ja videopuhelutyökalut sekä henkilökohtaiseen että tiimin käyttöön. Ne mahdollistavat nopean viestinnän ja yhteydenpidon työntekijöiden tai asiakkaiden kesken.
Viestinnän työkaluilla voidaan järjestää myös kokouksia videoneuvotteluna esimerkiksi Skypen kautta. Kaikkia lähitapaamisia ei voi korvata etäyhteyksillä, mutta monet kokoukset hoituvat tehokkaasti myös verkon kautta. Eri puolilla olevat voivat osallistua kokoukseen omalta työpaikaltaan tai työpisteestään, jolloin matkustaminen vähentyy. Myös tiedostoja voi jakaa ja työstää yhdessä kokouksen aikana. Yhteys voi olla kahden henkilön välinen tai useamman henkilön videoneuvottelu tai jopa kokonainen seminaari voidaan järjestää etäyhteydellä.
Kyselytyökalujen avulla voidaan toteuttaa erilaisia asiakaskyselyjä tai kerätä palautetta. Tulokset ovat nähtävillä visuaalisessa muodossa ja ne on tarvittaessa mahdollista viedä esim. taulukkolaskentaohjelmaan tarkempaa tulosten analysointia varten.
Tiimityökalujen avulla voidaan tehdä dokumenttien yhteismuokkausta. Tiimityökalut tuovat mukanaan esimerkiksi yhteisen keskustelualustan, tallennustilan ja kalenterin. Näin tieto ei ole kenenkään yksittäisen työntekijän laitteella tai tallennustilassa.
Pilveen tallennettuna käyttöön tulee versiohallinta, jonka kautta edellisiin versioihin on helppo palata milloin tahansa. Näin tärkeitä tietoja ei missään vaiheessa katoa kokonaan, vaikka tiedostoja muokattaisiin isommallakin ryhmällä. Muokkaajat voivat lisätä omia kommenttejaan, joista muut tietävät mitä on tehty. Ei enää kadoksissa olevia muistitikkuja tai työpöydälle unohtuneita papereita, tarvittavat tiedot ovat mukana puhelimella, tabletilla tai tietokoneella, millä vain haluaakin päästä käsiksi pilvessä oleviin tiedostoihin.
Tiedostojen yhteisjakamista voidaan hyödyntää myös eri yritysten kesken. Tällä tavoin yhteistyötä voidaan lisätä esimerkiksi alihankintaverkostojen kanssa. Useissa yrityksissä on jo käytössä pilvipalveluita tai ollaan ottamassa käyttöön jotakin pilvipalvelua, tarkoituksena tuoda työkaluja yhteistyön lisäämiseen sekä ajan ja paikan tuomiin haasteisiin. Tämä kuitenkin vaatii luottamusta pilvipalveluun ja yhteistyötahojen kesken, mutta voi helpottaa esimerkiksi kommunikointia.
Tiimityökalut ovat työväline myös projektinhallintaan ja töiden jakamiseen. Projektinhallintatyökalut mahdollistavat muun muassa tehtävien jakamisen ja resursoinnin henkilöiden kesken. Ne toimivat myös työntekijän henkilökohtaisen ajankäytön seurannan työkaluna. Näiden työkalujen avulla voidaan esimerkiksi jakaa työtehtäviä, resursoida ja aikatauluttaa projektiin liittyviä tehtäviä, jolloin niitä on mahdollista tarkastella yhteisessä kalenterissa. Projektinhallintatyökalut tuovat visuaalisen näkymän projektiin ja sen etenemiseen.
Ovatko tiedot turvassa pilvissä?
Nykyisillään pilvipalvelun tarjoajat pystyvät osaltaan vastaamaan tietosuojaan ja –turvaan liittyviin tarpeisiin, mahdollistamalla erityyppisiä suojausmenetelmiä tiedostoille. Esimerkiksi tiedonsiirto pilveen on salattua ja pilvessä sijaitseva tieto on salattua.
Ovatko pilvipalvelut luotettavia, mitä sinne voi laittaa, mitä ei? Mitä tietoturvasta tulisi huomioida, joutuvatko pilveen tallennetut tiedot ulkomaille? EU:n tietosuoja-asetuksen muutos on vaatinut pieniltäkin yrityksiltä tarkempaa tarkastelua, mitä henkilötietoja kerätään ja minne ne tallennetaan. Esimerkiksi jos tallennat henkilötietoja pilveen, yrityksen rekisteriselosteet oltava kunnossa eli sinun pitää kertoa muun muassa mitä tietoja kerätään, minne ne tallennetaan ja kuka tiedosta vastaa. Vastuu tallennetusta tiedosta tulee ottaa huomioon myös pilvipalvelun sopimuksissa eli kuka vastaa missäkin tilanteessa pilvipalvelussa olevista tiedoista. Hyvä pilvipalvelu tarjoaa palvelustaan tietosuojaselosteen sekä raportin tapahtumista palvelussa eli esimerkiksi mahdollisista tietomurtoyrityksistä. Hyvä palveluntarjoaja myös kertoo missä tiedot sijaitsevat fyysisesti eli pysyykö tieto esimerkiksi Euroopan alueella vai ei.
Yritysversioissa tietoturva on huomioitu, niissä kerrotaan selkeästi missä ja miten pilveen tallennetut tiedot sijaitsevat sekä kuka niihin pääse käsiksi aivan kuten muussakin toiminnassa, jossa tallennetaan tietosuojan alaista materiaalia. Tietoturvaan liittyvät palvelukuvaukset ja tietosuojalausekkeet kannattaa lukea tarkasti, sillä ne ovat palvelukohtaisia. Yritysversioissa nämä seikat on otettu huomioon yleensä hyvin, mutta niistä on syytä olla tietoinen. Kotikäyttöön hankituissa yksityispuolen vastaavissa palveluissa tiedostot eivät välttämättä sijaitse Euroopan alueella. Kotikäytössä opitaan pilvipalveluiden tehokasta hyödyntämistä, mutta tietoturvan vuoksi töissä tulisi käyttää yritysversioita.
Ota pilvipalvelut hallintaan
Pilvipalvelut tuovat lisämahdollisuuksia työskentelyyn ja työn tekemiseen sekä organisointiin. Parhaimmillaan pilvipalvelut tehostavat ja nopeuttavat työtä, tuovat työntekoon sujuvuutta sekä uusia mahdollisuuksia ajan ja tiedostojen hallintaan. Mahdollisuuksia on paljon, tarvitaan vain osaamista tehokkaaseen työskentelyyn. Isosta työkalupaletista pitää osata poimia omaan työhön tarvittavat välineet. Niitä voidaan oppia käyttämään kokeilemalla ja käytännön kautta tai koulutuksen kautta. Haasteita tuovat myös nopeasti kehittyvät, muuttuvat palvelut sekä kokonaisuuden hallinta.
Centria tutkimus ja kehityksen koulutuspalvelut järjestää yrityksille ja organisaatioille Ms Office 365 koulutuksia. Centrian järjestämiin pilvipalveluiden koulutuksiin osallistuvista osa haluaa koulutusta ennen palvelun käyttöönottoa, osa taas on jo ottanut palvelun käyttöön ja kaipaavat tehokasta tietopakettia niiden hyödyntämisen tueksi.
Koulutus antaa kokonaiskuvan sekä henkilökohtaisista työkaluista että tiimin työkaluista. Tämän jälkeen on helpompaa ottaa käyttöön omaa työtä ja yrityksen tarpeita helpottavia työvälineitä. Yrityksissä olisi hyvä sopia yhteiset pelisäännöt pilvipalveluiden käyttöön ja tähän koko henkilöstön koulutus tuo mahdollisuuden. Koulutuksen jälkeen työntekijöillä on valmiudet vastata digitaalisen työelämän haasteisiin. Työelämän jatkuva kehittyminen vaatii työntekijöiden kouluttamista ja pilvipalveluiden hallinta on yksi tämän päivän tärkeistä työelämätaidoista.
Ilpo Hautala 
IT-suunnittelija
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 044 449 2554
Paula Oja
koulutuspäällikkö
Centria-ammattikorkeakoulu
p. O44 4492 721
