Työajanseurantakin on tärkeää työtä – Työajanseurannan ja palkkojen kohdennuksen merkitys taloustiimin näkökulmasta

Tki-toiminnassa mukana olevien henkilöiden tulee kirjata työtuntinsa projektinhallintajärjestelmään joka kuukausi pääsääntöisesti kuukauden viimeiseen päivään mennessä. Joulukuussa ja kesällä aikatauluissa on yleensä poikkeuksia. Aikatauluista ja mahdollisista poikkeuksista lähetetään kuitenkin useita muistutuksia sähköpostitse. Suurin osa onneksi muistaa kirjata tuntinsa aikataulujen puitteissa ja noudattaa kirjauksissa annettuja ohjeita, mutta on myös monia, joilta asia unohtuu.  Miksi?

Työajanseuranta ja tuntien kirjaaminen ei välttämättä tunnu merkitykselliseltä, mutta työajanseuranta on itse asiassa erittäin tärkeä osa organisaation toimintaa. Ilman työajanseurantaa ja palkkojen kohdennusta tehty työ ei kirjaudu hankkeelle eikä organisaatio saa hankerahoitusta. Hankkeiden rahaliikenteen kannalta on suuri merkitys, että tunnit kirjataan ajoissa järjestelmään. Tki-hankkeissa on tarkat deadlinet, ja niitä varten tulee hanketuntien olla kirjattuna ja palkkojen kohdennettuna hankkeille ajoissa. Maksatushakemusten aikatauluissa pysyminen on erittäin tärkeää, sillä maksatushakemuksissa liikkuu suuria euromääriä. Mikäli maksatushakemus myöhästyy, rahoittaja ei ota maksatushakemusta ollenkaan käsittelyyn ja kyseessä olevan maksatuskauden kustannukset jäävät kokonaan organisaation maksettavaksi.

Järjestelmään lisättyjä tuntikirjauksia tarkistetaan ja korjataan taloustiimin toimesta pitkin kuukautta ja myös kuukauden päätyttyä. Tuntien kirjaamiseen löytyy kaikkien saatavilla oleva ohje, jossa on yksityiskohtaisesti kuvien kanssa neuvottu, miten tunnit tulee lisätä järjestelmään. Esimerkiksi lomien ja vapaiden lisäämisessä on tärkeää noudattaa annettuja ohjeita. Jos jokin asia tuntien kirjaamisessa mietityttää tai on jostain epävarma, silloin on hyvä etsiä ohje käsiin ja tarkistaa asia sieltä tai kysyä neuvoa tki-taloushenkilöiltä. Aina ei nimittäin kaikkia virheellisiä kirjauksia pystytä huomaamaan ja niitä saattaa päästä läpi myös rahoittajille toimitettuihin aineistoihin.

Kun tunnit on kuukauden lopussa kirjattu järjestelmään, projektipäälliköiden tulee tarkistaa omien projektiensa kirjaukset kuukauden viidenteen päivään mennessä. Mikäli projektin kirjauksissa huomaa korjattavaa, on otettava yhteyttä kyseessä olevaan henkilöön ja pyydettävä tekemään tarvittavat korjaukset. Projektipäälliköiden on hyvä tarkistaa tuntikirjaukset jo heti kuukauden ensimmäisinä päivinä, jotta mahdolliset korjaukset ehditään tehdä ajoissa, sillä tki-tiimien esihenkilöt hyväksyvät tiiminsä tuntikirjaukset jo kuukauden seitsemänteen päivään mennessä. Kun kuukauden tuntikirjaukset on kirjattu, tarkistettu, mahdollisesti korjattu ja hyväksytty, päästään kohdentamaan palkat kirjanpitoon.

Kun kuukauden tuntikirjaukset ovat hyväksyttyinä järjestelmässä, aloitetaan palkkojen kohdentaminen ottamalla raportti kuukauden tuntikirjauksista projektinhallintajärjestelmästä. Tämän jälkeen tiedosto siirretään henkilöstöhallinnon järjestelmään, josta saadaan Excel-muotoinen raportti, jossa henkilöiden tuntihinnat ovat valmiiksi laskettuina. Seuraavaksi tarkistetaan palkanmaksupaikkojen listauksesta henkilöt, jotka työskentelevät kokoaikaisesti jollekin hankkeelle tai joiden palkasta kirjautuu prosenttiosuus suoraan hankkeelle. Nämä poikkeustilit ja prosentit merkitään ja korjataan Excel-raporttiin. Tämän jälkeen käydään läpi kaikki Interreg- ja Horizon-hankkeet ja lasketaan ja korjataan raporttiin hankehenkilöiden tuntihinnat rahoittaja- tai hankekohtaisten ohjeiden mukaan. Interreg-hankkeiden jälkeen ovat vuorossa Business Finlandin ja opetus- ja kulttuuriministeriön hankkeet. Näiden hankkeiden tuntihinnoista korjataan pois mahdollinen sairausloman osuus. Esimerkiksi rakennerahastohankkeille saa jyvittää sairausloman osuuden, mutta Business Finlandin ja OKM:n hankkeille ei, koska näissä hankkeissa sairausloma-ajan palkat sisältyvät henkilösivukulukertoimeen. Excel-raportin korjausten jälkeen tehdyt korjaukset ja muutokset päivitetään henkilöstöhallinnon järjestelmään. Lopuksi palkkahallinnon henkilö ajaa kohdennusajon, jossa palkat siirretään kirjanpitoon.

Henkilön kohdennettava tuntipalkka määräytyy henkilön kirjaamien kokonaistuntien mukaan. Tuntihinta lasketaan jakamalla kuukausipalkka henkilön kokonaistunneilla. Jos henkilöllä jää vahingossa esimerkiksi tunti tai pari kirjaamatta, saatetaan ajatella, että kyseessä on vain pieni korjaus, mutta virheen korjaaminen ei ole niin yksinkertaista. Kun huomataan, että kirjaus puuttuu järjestelmästä, ensimmäiseksi henkilölle annetaan projektinhallintajärjestelmässä oikeus kirjata suljetulle kuukaudelle, jonka jälkeen hän käy lisäämässä puuttuvan kirjauksen. Seuraavaksi tiimin esihenkilö käy hyväksymässä puuttuneen kirjauksen. Tämän jälkeen taloushenkilö tarkistaa uuden kuukausituntimäärän, laskee jokaiselle kirjatulle projektille uuden tuntihinnan, laskee uudet palkkaosuudet projekteille ja tekee muistiotositteen palkkaoikaisusta. Taloushenkilö toimittaa muistiotositteen kirjanpitäjälle, joka kirjaa palkkaoikaisun kirjanpitoon. Kun palkkaoikaisu näkyy kirjanpidossa, hankkeiden taloushenkilöt päivittävät kyseessä olevan kuukauden osalta hankkeiden talousseurantataulukot ajan tasalle.