Ammattikorkeakoulujen hankehallinnon päivät – Oiva paikka verkostoitua ja jakaa kokemuksia

Ensimmäisen päivän ohjelma alkoi lounaalla ja sen jälkeen yhteisellä tilaisuudella, jossa mukana olivat sekä talous- että hankehallinnon osallistujat.  Senior Researcher Haaga-Heliasta piti hyvän luennon aiheenaan Teköäly ja sopivien käyttötarkoitusten tunnistaminen. Toisena aiheena oli Haaga-Heliassa käytössä oleva ohjelmistorobotiikka, josta kertoivat Haaga-Helian pääkirjanpitäjä sekä hankkeiden talousasiantuntija. Haaga-Helia kehittää ohjelmistorobotiikkaa yhdessä Sisua Digital Oy:n kanssa ja yrityksen edustaja kertoi esityksessään sopivien automaatiokohteiden tunnistamisesta tarkemmin. Sisua Digital Oy:n esityksen jälkeen talous- ja hankehenkilöstöt jakaantuivat loppupäiväksi omiin ryhmiin.

Meille hankehallinnon osallistujille oli seuraavaksi ohjelmassa rahoittajien puheenvuorot ja ennakkokysymykset rakennerahastojen uuteen ohjelmakauteen liittyen. Paikalla oli edustajat Hämeen ELY-keskuksesta ja Uudenmaan liitosta. Rahoittajien esityksessä oli paljon meille jo tuttua asiaa. Yllätyksenä tuli, etteivät nämä kaksi rahoittajaa olleet perehtyneet vielä ollenkaan palkkakustannusten vakiosivukulumalliin, vaan kaikki hankehaut ja uudet rahoituspäätökset oli tehty yksikkökustannusmallia käyttäen. Näin ollen emme saaneet rahoittajilta vastausta ennakkoon miettimäämme kysymykseen, joka liittyi vakiosivukulumalliin ja hankehenkilöiden lomakustannusten kohdistamiseen hankkeen toteutusajan alusta alkaen hankesuunnitelman mukaisella prosenttiosuudella hankkeelle. Hankehallinnon henkilöstö osallistui keskusteluun vilkkaasti ja useimmilla ammattikorkeakouluilla vaikutti olevan käytössä Centrian kaltainen käytäntö lomapalkkojen kohdistamisessa vakiosivukulumallin hankkeille.

Rahoittajien edustajille esitettiin kysymys, mistä johtuu, että eri puolilla maata on erilaiset käytännöt rakennerahastohankkeiden toteutuksessa. Vastauksessaan rahoittajien edustajat toivat esille, että jokainen välittäjäorganisaatio voi itsenäisesti tulkita Työ- ja elinkeinoministeriön heille antamia ohjeita, minkä vuoksi eri rahoittajien ohjeet ja käytännöt vaihtelevat. Jatkossa joudumme siis hanketoimijoina edelleen toimimaan jokaisen rahoittajan omien ohjeiden mukaan. Rahoittajat totesivat myös, että moni asia on vielä keskeneräinen EURA2021-järjestelmässä, eivätkä he voineet vastata esimerkiksi maksatushakemuksia koskeviin käytännön kysymyksiin. Rahoittajien esityksen jälkeen 1. päivän ohjelma päättyi ja siirryimme hotellille.

Olimme ilmoittautuneet illalliselle, joka järjestettiin Original Sokos Hotel Triplan tilausravintola Bölessä. Tarjolla oli runsas buffet-illallinen jälkiruokineen. Ohjelmanumerona oli taikurin esitys, ja hän teki ällistyttäviä silmänkääntötemppuja myös erikseen pöytäkunnille, mutta muuta yhteistä ohjelmaa ei illallisella ollut. Ilta meni silti oikein rattoisasti, vaikka päättyikin aika lyhyeen. Meillä oli pöytäseurana muun muassa päivät järjestävän tahon henkilöstöä, joiden kanssa oli mukava verrata kokemuksia työstämme.

Toinen päivä alkoi jakaantumisella pienryhmiin. Hankehallinnon osallistujien pienryhmäkeskusteluissa oli kolme aihetta: Rakennerahastojen uusi ohjelmakausi ja käytännöt, Erasmus+-hankkeiden Lump sum-malli sekä Horisontti-rahoitusohjelma. Aikaa keskusteluille oli rajatusti, joten kovin laajasti ei aiheisiin ehditty paneutumaan. Keskusteluista jäi erityisesti mieleen se, että kenelläkään ei tuntunut olevan käytössä projektinhallintaohjelmaa, joka toimisi täydellisesti uuden ohjelmakauden rahoitusmallien kanssa. Erasmus+ -hankkeiden osalta ammattikorkeakouluissa oli monenlaista käytäntöä siinä, kuuluivatko ko. hankkeet opetukseen vai TKI-toimintaan. Todettiin, että asia tulisi kuitenkin aina ratkaista yksittäisen hankkeen sisällön perusteella ja Erasmus+ -hankkeet voivat sisällöstä riippuen olla joko opetusta tai TKI-toimintaa. Uutena asiana Horisontti-hankkeisiin liittyen tuli esiin, että uudella ohjelmakaudella suorina kustannuksina kone- ja laiteostoissa on pääsääntönä vain poistojen arvo. Myös uuden ohjelmakauden Horisontti-hankkeissa käytössä oleva päivähinta herätti keskustelua pienryhmissä.

Lounaan jälkeen kävimme kiertelemässä Haaga-Helian tiloissa, jotka olivat uudet ja ehkä hieman sokkeloiset. Huomiomme kiinnittyi tiloissa ja luokkahuoneiden ikkunaseinissä olleisiin yritysten mainoksiin eri pankkien ja yritysten logoihin.  Haaga-Helia tekee partneriyhteistyötä yritysten kanssa. He laativat yhteistyön alussa partnerisopimuksen, ja vuosimaksua vastaan partneriyritys saa muun muassa monipuolisesti brändinäkyvyyttä opiskelijoiden keskuudessa. Esimerkkinä yhteen nurkkaukseen toteutettu Lidlin oma nimikkotila, jossa oli mainoksia ja yrityksen lahjoittama sohvaryhmä. Ehkä Centria-ammattikorkeakoulunkin kannattaisi miettiä, onnistuisiko vastaava partneriyhteistyö myös Centrian alueella.

Lounaan jälkeen oli ohjelmassa vielä talous- ja henkilöstöhallinnolle yhteinen KPMG Oy:n luento aiheesta Kestävyysraportointi ammattikorkeakoulun näkökulmasta. Luennon anniksi jäi lähinnä mainospuhe yrityksen tarjoamasta avusta tulevaan kestävyysraportointiin. Päivien lopuksi Haaga-Helian talousjohtaja Virpi Peltoniemi lausui kiitokset järjestäjille ja osallistujille. Osallistujien lopuksi esittämissä kommenteissa toivottiin muun muassa, että päivien järjestäjät veisivät yhteenvetoa päivien aikana esille tulleista asioista ja kommenteista ammattikorkeakoulujen rahoittajatahoille. Meidän mielestämme päivät onnistuivat jälleen hienosti ja monenlaista uutta asiaa kuulleina lähdimme kotimatkalle.

Talous- ja hankehallinnon päivät ovat ammattikorkeakoulukentän talous- ja hankehallinnon asiantuntijoille hieno mahdollisuus verkostoitua ja jakaa kokemuksia. Päivillä tutustutaan ja perehdytään toisten tekemiseen ja vertaillaan kokemuksia. Myös eri alueiden rahoittajien erilaisia käytäntöjä vertaillaan ja joskus ihmetelläänkin yhdessä.

Kiitokset Haaga-Helialle hienosti onnistuneista järjestelyistä ja oikein mukavista ja hyödyllisistä hankehallinnon päivistä. Toivottavasti ensi vuoden päivienkin osalta joku ammattikorkeakoulu ottaa vetovastuun ja pääsemme taas tutustumaan uuteen ja erilaiseen työympäristöön sekä alueeseen ja sen hankehallinnon käytänteisiin. Me ainakin osallistumme mielellämme myös ensi vuonna.