Digitaalisten työkalujen hyödyntäminen etä- ja paikkariippumattomassa työssä

Koronapandemia pakotti suuren osan asiantuntijatyötä tekevistä etätöihin. Digitalisten työkalujen ansiosta pystyimme jatkamaan työntekoja ja pääsimme opettelemaan uudenlaisia työskentelytapoja. Koronan jälkeisessä ”uudessa normaalissa” yrityksille on muodostunut erilaisia käytäntöjä etätöiden tekemiseen. Käytännöissä on huomattavia eroja. Työtehtävistä riippuen osa työskentelee täysin työpaikan ulkopuolella esimerkiksi kotona, kun taas osalla on käytössä hybridimalli, jossa ollaan osa päivistä työpaikalla ja osa etänä. Jotkut taas työskentelevät täysin paikkariippumattomasti ja joustavasti asiakkaiden sekä omien tarpeiden mukaisesti. Tällöin työpiste voi sijaita esimerkiksi työnantajan toisessa toimipisteessä, asiakkaan luona, mökillä, kahvilassa tai jopa ulkomailla.

Työnteon uusilla muodoilla on paljon eri variaatioita, ja niitä kehitetään jatkuvasti työntekijöiden ja yritysten muuttuvien tarpeiden mukaisesti. Osalle työntekijöistä mahdollisuus tehdä etätyötä on muodostunut välttämättömyydeksi ja edellytykseksi työn tekemiselle.  Toisaalta osa työnantajista haluaa houkutella työntekijöitä takaisin toimistolle, koska he ovat huomanneet, että esimerkiksi uusien asioiden innovointi tai yhteisöllisyyden kehittyminen ei suju niin hyvin, kun tehdään pelkästään etätyötä. Tämän ratkaisemiseksi työnantajilta tarvitaan uudenlaista ajattelua johtamiseen ja digitaalisten työkalujen hyödyntämiseen.

Työntekijät kokevat, että etätyön tekemisestä on paljon etuja, kuten tunne oman työn hallinnasta, tehokkaammasta ajankäytöstä ja vähemmästä stressistä. Huolta aiheuttavat työn rajojen hämärtyminen ja tunne työyksinäisyydestä sekä yhteisöllisyyden puutteesta. DigiPaikka-hankkeessa tavoitteenamme on tutkia, kuinka näihin asioihin voidaan vaikuttaa digitaalisia työkaluja hyödyntämällä, digikyvykkyyttä kasvattamalla sekä etätyön käytänteitä ja toimintatapoja muovaamalla. Tavoitteena on auttaa organisaatioita kehittämään työvoimansa saatavuutta, sitouttamista, työhyvinvointia ja tuottavuutta.

Suomen yrittäjien tammikuussa 2024 teettämän gallupin mukaan 53 prosenttia työelämässä olevista on tehnyt etätöitä. Tämä osoittaa, että etätyön tekeminen on normalisoitunut osaksi yritysten toimintatapaa ja monet harkitsisivat työpaikan vaihtoa, mikäli etätyömahdollisuutta ei olisi. Erityisesti korkeakoulutetut asiantuntijat arvostavat mahdollisuutta määritellä itse omat työskentelytapansa, ja etä- ja paikkariippumattomalla työllä on keskeinen vaikutus organisaatioiden kykyyn houkutella parhaita osaajia. Yritykset ovat huomanneet, että etä- ja paikkariippumattoman työn mahdollisuus lisää niiden houkuttelevuutta työnantajana ja toimii myös rekrytointivalttina. (Suomen Yrittäjät 2024; Kallio, Harald, Hautamäki & Lehtovuori 2022.)

Kilpailu osaajista on globaalia, ja suomalaiset yritykset joutuvat pohtimaan, miten pitää kiinni huippuosaajistaan. Monet ulkomaiset yritykset houkuttelevat osaajia suuremmilla palkoilla ja eduilla ilman, että työntekijöiden täytyy fyysisesti muuttaa ulkomaille. Tämä avaa myös mahdollisuuden suomalaisille yrityksille etsiä sopivia työntekijöitä ulkomailta ilman, että heidän täytyy muuttaa Suomeen. Barona Työelämätutkimuksen (2024) mukaan 38 prosenttia työntekijöistä harkitsee työpaikan vaihtoa, joten yritysten tulisi kiinnittää erityistä huomiota etätyön edellytyksiin ja työntekijöiden viihtyvyyteen, jos ne haluavat pitää kiinni osaajistaan.

Etätyön sujuvuudella, työn tekemisen tavoilla ja johtamisella on merkittävä vaikutus työhyvinvointiin. Etätyössä työntekijät ovat kokeneet positiivisiksi asioiksi mm. työn itsenäisyyden, työtyytyväisyyden, oman työn tuottavuuden ja mielekkyyden sekä tunteen oman työn hallinnasta. Etätyössä työntekijöiden kokema tunne stressistä ja kiireestä sekä poissaolot ja perhe- ja työarkeen liittyvät ongelmat ovat myös vähentyneet. (Suomen Yrittäjät 2024.) Esimerkiksi ajansäästö työmatkoissa antaa mahdollisuuden lisätä omaa vapaa-aikaa ja edistää hyvinvointia.

Työterveyslaitoksen mukaan yleisimmin etätyöhön liittyviä huolenaiheita ovat mm. työn rajojen hämärtyminen, vähäiset vaikuttamismahdollisuudet ja fyysiset kontaktit sekä työyksinäisyyden kokemus. Keski-Pohjanmaalla toteutetun Paikkariippumaton työ Keski-Pohjanmaalla (Pari) -hankkeen esiselvityksen raportissa puolestaan korostettiin etätyön johtamisen haasteita, työyhteisön yhteisöllisyyden ylläpitämistä, riittävä teknistä osaamista ja selkeitä etätyökäytäntöjen pelisääntöjä. Lisäksi työnantajan kielteinen suhtautuminen etätyöhön vaikuttaa negatiivisesti työntekijöiden työhyvinvointiin. (Kallio, Harald, Hautamäki & Lehtovuori 2022.)

Etätyö ei aina sovellu tilanteisiin, joissa tarvitaan ideointia ja innovointia, strategista kehittämistyötä tai uusien työtehtävien hoitamista.  Lisäksi hiljainen tieto ei liiku yhtä tehokkaasti työntekijöiden välillä, kun epäviralliset kahvitaukokeskustelut jäävät pois.  Yritykset pyrkivät löytämään tasapainon etä- ja läsnätyön välillä ja panostavat työpaikalla viihtymiseen, jotta työntekijät tulevat mielellään toimistolle. (Yle 2024.)

Esimiehillä on suuri vastuu työhyvinvointiin vaikuttavien olosuhteiden luomisessa ja etätyön johtamisessa. Heidän tulee kehittää sopivat pelisäännöt ja toimintatavat, jotka ottavat huomioon työntekijöiden tarpeet ja toiveet, sekä tukevat yhteisöllisyyden ja vuorovaikutuksen kehittymistä. Esimiesten kannattaa kuunnella herkällä korvalla työntekijöitä ja kokeilla erilaisia vaihtoehtoja, jotta löydetään toimiva toimintamalli, joka sopii sekä yrityksen strategisiin tavoitteisiin että pitää työntekijät tyytyväisinä.

DigiPaikka-hankkeessa tutkitaan, miten digitaalisia työkaluja ja digitaalista osaamista voidaan hyödyntää organisaatioiden houkuttelevuuden parantamiseksi ja työhyvinvoinnin sekä tuottavuuden lisäämiseksi. Hankkeen tavoitteena on tarjota mikro- ja pk-yrityksille erilaisia työpajoja, koulutuksia ja laitekokeiluja, joiden avulla voidaan kehittää digikyvykkyyden osaamista (Centria 2024).

Osallistujilla on mahdollisuus testata esimerkiksi virtuaalilasien hyödyntämistä työstä palautumisessa tai saada koulutusta tekoälyn mahdollisuuksista kokouksien sujuvoittamiseen ja viestinnän kehittämiseen. Tekoälylle voidaan ulkoistaa kaikki rutiininomaiset työtehtävät, mikä mahdollistaa keskittymisen niihin tehtäviin, jotka vaativat kriittistä ajattelua ja ongelmanratkaisutaitoja. Näiden avulla voidaan parantaa työntekijäkokemusta, työn tuottavuutta ja sujuvampaa etätyötä.

Metaversumin ja erilaisten virtuaaliratkaisujen hyödyntämisessä ollaan monessa yrityksessä siinä vaiheessa, että se ei ole enää päälle liimattua propellihattujen puuhastelua, vaan sen avulla voidaan tuottaa todellista lisäarvoa. Esimerkiksi virtuaalitodellisuuden avulla voidaan tehdä tehokkaasti yhteistyötä paikkariippumattomasti sekä vähentää virheitä esimerkiksi tuotekehityksessä ilman, että tarvitsee tehdä erikseen fyysisiä näköismalleja (Sitra 2023). VR-laseja voidaan hyödyntää myös esimerkiksi työstä palautumisessa virtuaalisen luontokokemuksen avulla (Nurkkala, Haapakoski & Hyvönen 2024).

Terveydenhuollossa digitaalisen ratkaisujen avulla voidaan tukea, täydentää tai jopa korvata perinteisiä toimintamalleja ja muodostaa täysin uudenlaisia tapoja tarjota palveluja asiakkaille esimerkiksi erilaisten digi- ja chat-palveluiden avulla. Näiden avulla on mahdollista tarjota asiakkaille parempaa asiakaskokemusta ja saavuttaa kustannussäästöjä. (Terveyden ja hyvinvoinnin laitos 2024.) Samalla ne mahdollistavat sen, että työtä voi tehdä paikkariippumattomasti ja laajentaa työvoiman saatavuutta maanlaajuiseksi tai jopa globaaliksi, kunhan huolehditaan riittävästä osaamisesta ja kielitaidosta.

Opetuksessa virtuaalitodellisuutta voidaan hyödyntää monissa eri käyttötarkoituksessa, kuten esimerkiksi eri kulttuureihin tutustumissa, kädentaitojen harjoittelussa sekä erilaisten koneiden ja laitteiden käytön harjoittelussa. Sitä voidaan soveltaa myös yhteisöllisyyden ja oppijan sisäisen motivaation tukemiseen tai empatiataitojen opetteluun. On tärkeää tunnistaa ne tilanteet, joissa virtuaalitodellisuuden hyödyntäminen on tarkoituksenmukaista ja soveltuu parhaiten käytettäväksi opetuksessa. (Hemminki-Reijonen 2021.)

Ratkaisujen kehittäminen etä- ja paikkariippumattoman työn parantamiseksi edellyttää organisaatioilta uudenlaista osaamista ja asennetta. Digipaikka-hankkeessa tarkoituksenamme on löytää ne proaktiiviset ja kokeilunhaluiset organisaatiot, jotka haluavat lähteä kehittämään toimintaansa ja viemään etä- ja paikkariippumattoman työn tekemisen seuraavalle tasolle.

Digitaalisten työkalujen avulla voimme auttaa ratkaisemaan etätyössä ilmeneviä haasteita omaksumalla uudenlaisia työtapoja ja toimintakulttuuria esimerkiksi uusien työntekijöiden perehdytyksessä, yhteisöllisyyden kehittämisessä, työyksinäisyyden helpottamisessa ja työstä palautumisessa. Yrityksillä on mahdollisuus päästä tekemään laitekokeiluja, joissa esimerkiksi päästään hyödyntämään VR-laseja ja tutkimaan niiden vaikutusta henkilöstöön etä- ja paikkariippumatomassa työssä.

Teknologiat, laitteet ja työkalut kehittyvät huimaa vauhtia. Vain mielikuvitus on rajana, mitä kaikkea voimme tulevaisuudessa tehdä niiden avulla ja millä tavalla työtä tulemme tulevaisuudessa tekemään. On mielenkiintoista nähdä, mikä rooli jää ihmiselle työn tekemisessä. Minkälaista osaamista ja johtamista tarvitaan tulevaisuudessa? Se on ainakin varmaa, että yritysten tulee panostaa jatkuvaan osaamisen kehittämiseen ja olemaan mukana muutoksessa, jotta he varmistavat, että ovat olemassa vielä 10–20 vuoden päästä. Tähän DigiPaikka-hanke pyrkii tarjoamaan työkaluja ja ratkaisuja.

Artikkeli on kirjoitettu osana DigiPaikka – Digitaaliset työkalut etä- ja paikkariippumattoman työn koordinaatiossa -hanketta. (https://net.centria.fi/hanke/digipaikka/ )

Centria toimii hankkeessa osatoteuttajana. Hanke toteutetaan yhteistyössä Jyväskylän ja Vaasan yliopistojen kanssa. Digipaikka-hanke on Euroopan Unionin osarahoittama.