Ketterää kehittämistä tulevaisuusajattelun, palvelumuotoilun ja simulaation keinoin

Bounce Forward -hankkeen kehittämistyössä mukana olleet pk-yritykset ja organisaatiot tulivat hyvin erilaisilta toimialoilta. Resilienssipajoihin osallistui vaihtelevasti organisaatioiden toimitusjohtajia, johdon edustajia, organisaation henkilökuntaa, sidosryhmiä ja asiakkaita.  Pajulahden Liikuntakeskuksen mukanaolon myötä hankkeessa tehtiin myös kehitystyötä useammalle liikunta- ja hyvinvointipalveluja tuottavalle yritykselle, joita olivat muun muassa startup-yritys Starjump, Nature Escape, Valmennuskeskus Pauna, Gritbird Oy ja Dinox. Joihinkin työpajoihin osallistui kolme yritystä yhtaikaa saaden toisistaan synergiaetua.

Hankkeeseen osallistuvia työyhteisöjä tuettiin tarvelähtöisesti, jolloin asiantuntijat selvittivät tarkasti niiden sen hetkiset haasteet ja toiveet kehittämiskohteista. Työyhteisöillä oli mahdollisuus valita kolme eri menetelmin ohjattua työpajaa. Niissä kehitettiin työyhteisöjen toimintatapoja, henkilöstöä, tuotteita, palveluja, ympäristöjä, viestintää, asiakaskohtaamisiin ja -ymmärrykseen pohjautuvaa liiketoimintaa ja uusasiakashankintaa tulevaisuuden näkökulmasta palvelumuotoilun menetelmiä ja simulaatiota hyödyntäen. Kesto yhtä työpajaa kohti oli kolmesta neljään tuntia. 

Bounce Forward -hankkeesta saadun kokemuksen mukaan kolmen eri näkökulman yhdistäminen toimi hyvin työyhteisöjen resilienssin kehittämisessä. Työpajasarja alkoi usein tulevaisuusajattelulla, jonka jälkeen työyhteisöillä oli usein parempi ymmärrys esimerkiksi ennakoinnin tärkeydestä liiketoiminnassaan. Vastaavasti tulevaisuusajattelu hyötyi palvelumuotoilun käytännönläheisestä otteesta esimerkiksi yritysten liiketoiminnan kehittämisessä. Simulaatiotyöpaja pidettiin usein viimeisenä, jolloin siinä voitiin kokeilla tulevaisuusajattelun ja palvelumuotoilun työpajojen tuloksia käytännössä. Pajojen järjestys määräytyi asiakkaan toiveen mukaan.  Usein tarvittiin kaksi palvelumuotoilupajaa, joilla pystyttiin paremmin varmistamaan työyhteisön saama konkreettinen hyöty.

Uudenmaan, Päijät-Hämeen ja Keski-Pohjanmaan tulevaisuus-, palvelumuotoilu- ja simulaatioasiantuntijoiden välillä tapahtui aktiivista sisäisen tiedon jakamista asiakasyritysten tilanteista, mikä auttoi toisiinsa linkittyvän kokonaisvaltaisemman avun tarjoamisessa.

Seuraavaksi kerrotaan tiivistetysti kahden organisaatioesimerkin kautta, mitä työyhteisöjen kehittäminen tarkoitti käytännössä.  Esimerkkikuvaukset kertovat yrityskehittämisestä lähinnä palvelumuotoilun näkökulmasta, joka oli Centrian muotoilun asiantuntijoiden vastuulla.

ProAgria ja Pro Kaustinen ovat merkittäviä suomalaisia organisaatioita. ProAgria Keski-Pohjanmaa ry tarjoaa asiantuntijapalveluja maatalouden ja maaseudun yritystoiminnan kilpailukyvyn kehittämiseen (ProAgria 2023). Suosittu Kaustisen kansanmusiikkijuhlat (Pro Kaustinen ry) on yksi keskeisimmistä kansanmusiikkitapahtumista niin Suomessa kuin Euroopan laajuisesti (Kaustinen Folk Music Festival 2021). Molemmat organisaatiot toivoivat resilienssipajojen antavan vastauksia sisäisen viestinnän kehittämiseen. Asiantuntijoiden tarjoamaan kehittämisapuun ne olivat tyytyväisiä.

Hankkeeseen osallistuneiden työyhteisöjen kehittämistarpeet käsittivät usein sisäistä ja ulkoista viestintää ja näin tapahtui myös ProAgrian ja Pro Kaustisen kohdalla.  Organisaatioiden toimintatapoja pohdittiin sisäisen viestinnän kulmakivien kautta, joita ovat esimerkiksi avoin tiedonkulku ja vuorovaikutus. Viestinnän onnistuessa siihen on yleensä sitouduttu jo yrityksen visiossa, missiossa, strategiassa ja arvoissa. Hyvä viestintä luo yhteishenkeä, työn merkitystä, motivaatiota ja tehokkuutta. (Itäpää 2023.)  

Resilienssipajat antoivat ProAgria Keski-Pohjanmaalle toivottua lisäpotkua pitovoiman kehittämiselle. Henkilöstö koki pitovoiman olevan suurimpia nykypäivän haasteita organisaatiossa. Osaavaan organisaatioon saadaan kyllä paljon lahjakkaita nuoria töihin, mutta oltuaan ProAgrian opissa riittävän kauan, jatkavat he liian usein uraa muualla sen sijaan, että jäisivät taloon pysyvästi.

ProAgria Keski-Pohjanmaan kehittämistehtävä nimettiin seuraavasti: Rekrytointi ja perehdytys osana pitovoimaa. Hankkeen aikana tehtyjen resilienssipajojen yhteydessä työyhteisöjen työntekijöille järjestettiin myös palvelumuotoilun luento heidän sitä toivoessa. ProAgria Keski-Pohjanmaan henkilökunnalle palvelumuotoilu oli entuudestaan tuttu, mutta organisaatiossa haluttiin silti kuulla hankkeen asiantuntijoiden tapa käsitellä asiaa.

Ensimmäisessä palvelumuotoilun resilienssipajassa laadittiin matriisipohjainen asiakaspolku ja asiakasprofiili uuden työntekijän näkökulmasta. Palvelupolku on palvelumuotoilun keskeisimpiä työkaluja, joka koostuu käyttäjän läpikäymästä prosessista palvelun käytön aikana, prosessin yksittäisistä vaiheista eli palvelutuokioista ja vuorovaikutuksesta esineiden, laitteiden, ihmisten ja tilojen kanssa (Koivisto, Forsberg & Säynäjäkangas 2019, 35). Palvelupolku tarkoittaa palvelukokonaisuuden kuvausta, jossa asiakas kulkee ja kokee palvelun kronologisessa järjestyksessä. Asiakasprofiili puolestaan on tietyn asiakassegmentin kuvaus, joka tiivistää asiakkaan arvonmuodostuksen ohjaamaan suunnittelua sekä toimii apuvälineenä, kun hankitaan ymmärrystä siitä, kenelle palvelua kehitetään ja miksi. (Tuulaniemi 2011, 7, 15.) Palvelupolkumatriisin avulla oli helpompi hahmottaa palveluprosessin kokonaiskuvaa ja tunnistaa mahdollista lisäpalvelua tarvitsevia palvelun vaiheita.

Asiakaspolku alkoi vaiheesta, jolloin potentiaalinen hakija ei tunne vielä tarvetta hakea ProAgrialle, ja päättyi vaiheeseen, jossa hakija viihtyy ja suosittelee organisaatiota työnanajana: Millainen olisi optimaalisin työntekijäpolku näiden kahden vaiheen välillä ja kuinka viestitään potentiaaliselle työntekijälle eri vaiheissa uuden hakijan etenemisestä vakituiseksi työntekijäksi? Asiakasprofiili tulevasta nuoresta työntekijästä puolestaan auttoi pohtimaan, millainen mielikuva ja millaisia odotuksia uudella työntekijällä on ProAgriasta tai mikä häntä usein työssä motivoi. Tehtävistä saatujen vastausten pohjalta päähaasteet pyrittiin kiteyttämään suunnittelua ohjaaviksi teemoiksi, joita olivat mielikuvamarkkinointi, perehdyttäminen ja yhteisöllisyys.

Asiantuntijaprofiilien ja asiakaspolkujen pohjalta luotiin positiiviset tulevaisuuden skenaariot animaatiovideon muodossa, jotka keräsivät yhteen työpajassa saavutetut tulokset pitovoiman säilyttämisestä ja vastasivat seuraaviin kysymyksiin: Kuinka nuoret uudet työntekijät saadaan pidettyä talossa, miten heille kuuluu viestiä ja kuinka heitä kannustetaan jäämään taloon. Työpaja antoi eväitä myös organisaation ulkoiseen viestintään.

ProAgria Keski-Pohjanmaan johtaja Ritva-Liisa Nisula kuvailee hankkeen tuomia hyötyjä seuraavasti: – Resilienssityöpaja sattui todella hyvään saumaan veto- ja pitovoimaamme ajatellen. Yhteisestä työstämme on ollut hyötyä rekryjä tehdessämme ja varsinkin silloin, kun on ollut tarve keskustella asiantuntijan kanssa, joka puntaroi organisaatiosta poisvetävien ja organisaatioon sisään vetävien voimien vaikutuksessa. Ne ovat aina kasvattavia hetkiä sekä työntekijän että työnantajan näkökulmasta. (Centria Tutkimus ja kehitys 2023.) Nisulan (2023) mukaan työpajat antoivat ymmärrystä hoitaa tilanteita toisin.

Koko Pro Kaustisen toiminnan vähitellen laajentuessa on sisäisen viestinnän organisointi ollut luonnollisesti aiempaa haastavampaa. Hanketyö päätettiin suunnata sisäisen viestinnän toimivuuden ja perehdyttämisen kehittämiseen. Kehittämisideoita syntyi runsaasti. Organisaation kanssa keskusteltiin, miten sisäinen viestintä tavoittaa kaikki henkilökunnan jäsenet tällä hetkellä, onko tiedon jakaminen riittävän avointa ja kuinka sitä olisi toivottavaa jakaa tulevaisuudessa. Palautteen antaminen oli myös tärkeä puheenaihe. Ympärivuotisen synergian todettiin lisäksi olevan organisaation toimikuntien välillä tarpeen.  

Kaustisen kansanmusiikkijuhlille tarvitaan joka vuosi suuri määrä kausityöntekijöitä. Sisäisen viestinnän hallinnan helpottamiseksi Pro Kaustinen ry:n organisaatiokaaviota kirjoitettiin auki, työpajoissa syntyneet ideat sisäisen viestinnän kehittämiseksi kerättiin yhteen ja avainhenkilöistä laadittiin henkilökortit, joihin uusi työntekijä voisi työn vastaanottaessaan perehtyä. Henkilökortit muun perehdyttämismateriaalin joukossa avasivat eri henkilöiden rooleja, päätehtäviä ja tavoitteita niin yleisesti kuin viestinnässä.  Työntekijät kokivat henkilökortteja miettiessään, että tehtävänkuvien ja tavoitteiden listaaminen oli hyväksi myös heille itselleen. On välillä tärkeää jäsentää omaa rooliaan ja tekemistään työyhteisössä sekä ymmärtää, millaista hiljaista tietoa pitää itsellään.

Yritysten toimintaan pyrittiin Bounce Forward -hankkeen resilienssipajoissa vaikuttamaan näkyvästi ja heti konkreettisilla ketterillä toimenpiteillä. Kehittämistyö lähti liikkeelle arjen tilanteen tarkastelusta päätyen toimenpidesuunnitelmaan, joka huomioi paremmin myös tulevaisuuden toiveet, tavoitteet ja vaatimukset. Kehittämistyön aikana asiantuntijoiden esille nostamat palvelumuotoilun menetelmät olivat lähes kaikille työyhteisöille uusia. Palvelumuotoilun hyödyntämä yhteiskehittäminen koettiin uutena tapana käsitellä moniulotteisia haasteita. Vahva asiakasnäkökulma ja asiakaslähtöisyys auttoivat työyhteisöjä katsomaan kehittämiskohteita palvelun kuluttajan näkökulmasta. Työyhteisöjen kyky tunnistaa asiakkaidensa palvelukäyttäyminen ja tarpeet parani harjoitusten aikana merkittävästi. Valmius palvelumuotoilun työkalujen rohkeaan hyödyntämiseen jatkossa kasvoi myös ohjatun pajatyöskentelyn tuloksena.

Resilienssipajoista saatiin työyhteisöiltä paljon positiivista palautetta lyhyen aikavälin kehittämisestä huolimatta. Erilaisille työyhteisöille järjestetyt resilienssipajat eivät kuitenkaan korvanneet pitkän välin kehittämistä, vaan niiden tarkoituksena oli pikemminkin luoda kehitystyölle suuntaviivoja nopeammalla syklillä. Työskentelyn aikana syntyneiden ratkaisuehdotusten pohjalta työyhteisöjen oli helpompi jatkaa kehitystyötään eteenpäin myös tulevaisuusnäkökulma huomioiden. 

Centrian lisäksi hankkeessa ovat toimineet LAB-ammattikorkeakoulu, Turun yliopisto ja Liikuntakeskus Pajulahti. Euroopan sosiaalirahasto on rahoittanut 31.8.2023 päättynyttä hanketta osana Unionin koronapandemian vastaisia toimia. Lisätietoa Bounce Forward -hankkeesta ja yhteistyöyrityksistä sekä hankkeen aikana kehitetty opas resilienssipajojen toteuttamiseen löytyvät osoitteesta: https://resilienssiatyoelamaan.fi/ Resilienssipajamallin taustamateriaali oppaan tueksi kirjoitettiin julkaisun muotoon: https://urn.fi/URN:NBN:fi-fe20230914125436