Maarit Sorvisto
Artikkelissa kuvataan Centria-ammattikorkeakoulun laatutyön kehittämistyötä, korkeakoulujen laatujärjestelmien auditointiprosessia ja sitä, mikä merkitys auditoinneilla on toiminnan jatkuvaan kehittymiseen. Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen valitsema kehittävä auditointiprosessi tuo korkeakoulujen laatutyön näkyväksi ja on edistänyt toisilta oppimista ja parhaiden käytänteiden jakamista. Laatutyö on parhaimmillaan yhdessä tekemistä ja toisilta oppimista, josta esimerkkinä tarkastellaan myös vastikään päättynyttä neljän ammattikorkeakoulun yhteistä benchmarkingia ja sen keskeistä antia.
Taustaa ulkoisille auditoinneille – miksi auditoidaan?
Mitä auditoinnilla tarkoitetaan? Korkeakoulujen laatujärjestelmien auditointi on riippumatonta ja järjestelmällistä ulkoista arviointia. Auditoinnissa arvioidaan korkeakoulun laatujärjestelmän kattavuutta, tarkoituksenmukaisuutta ja toimivuutta. Tarkastelun kohteena ovat menettelytavat, joilla korkeakoulu ylläpitää ja kehittää toimintansa laatua. Auditointien tavoitteena on tukea korkeakouluja kehittämään eurooppalaisia laadunvarmistuksen periaatteita vastaavat laatujärjestelmät ja osoittaa, että Suomessa on toimiva ja johdonmukainen laadunvarmistus sekä korkeakouluissa että kansallisella tasolla. (Kansallinen koulutuksen arviointikeskus 2015:1, 3-5).
Auditointien taustalla on sitoutuminen Eurooppalaiseen korkeakoulutusalueeseen ja sen tavoitteisiin. Laadunvarmistuksen tavoitteet määriteltiin korkeakoulutuksesta vastaavien ministereiden toimesta Berliinissä vuonna 2003 allekirjoitetussa julkilausumassa. Myös yliopisto- ja ammattikorkeakoululaki velvoittaa korkeakouluja osallistumaan ulkopuoliseen toimintansa ja laatujärjestelmiensä arviointiin säännöllisesti. Kaikki yliopistot ja ammattikorkeakoulut osallistuivat vuonna 2012 päättyneeseen ensimmäiseen auditointikierrokseen. Käynnissä oleva toinen auditointikierros jatkuu vuoteen 2018 saakka. Auditointitulokset ovat julkisia, koska halutaan varmistaa toiminnan läpinäkyvyys ja vertailtavuus. Toistaiseksi korkeakoulut ovat tilanneet laatujärjestelmän auditoinnit Karvilta, mutta auditointi on mahdollista tilata myös muilta kotimaisilta tai ulkomaisilta luotetuilta arviointiorganisaatiolta, jotka ovat EQAR-rekisterissä (EQAR: The European Quality Assurance Register for Higher Education).
Toimintaympäristön kansainvälistyminen on näkynyt kansainvälisten arviointiryhmien käytön lisääntymisenä auditoinneissa. Toisella auditointikierroksella suomenkielisten ja kansainvälisten auditointien suhde on ollut noin 50/50. Centria tilasi auditoinnin suomenkielisenä. Kansainvälinen yhteistyö ja koulutusviennin edistäminen on nostanut Centriassa aika ajoin keskusteluun myös koulutusohjelmatasoiset akkreditointileimat tai muut erilliset laatusertifikaatit, joiden hakuprosesseja parhaillaan selvitellään.
Karvin auditointimallissa korostuva kehittävä arviointi sekä auditointiraporttien julkisuus jaksaa hämmästyttää muualla Euroopassa. Edistyksellisenä piirteenä arviointitoiminnassa pidetään sitä, että julkisissa raporteissa tuodaan kaikille näkyväksi hyvien käytänteiden lisäksi myös kehittämiskohteet. Monessa muussa Euroopan maassa auditoinneilla on ollut enemmänkin kontrolloiva kuin kehittävä tavoite. Juuri läpinäkyvyys on lisännyt merkittävästi toisilta oppimista. Karvi on ottanut korkeakoulut hyvin mukaan auditointimallin kehittämiseen ja vuoropuhelu on ollut alusta asti tiivistä.
Kokemuksia auditointiprosessista – miten auditoidaan?
Karvin auditointimalli ei aseta vaatimuksia laatujärjestelmän rakenteelle. Jokainen korkeakoulu on voinut kehittää laatujärjestelmäänsä omiin lähtökohtiinsa ja tavoitteisiinsa sopivaksi. Centriassa ei ole lähdetty rakentamaan korkeakoulutasoista laatujärjestelmää minkään tunnetun laatustandardin mukaisesti, vaan laatujärjestelmän perustana on käytetty kokonaisvaltaista laatuajattelua ja -johtamista sekä jatkuvan kehittämisen PDCA-sykliä, kuten monessa muussakin ammattikorkeakoulussa. Poikkeuksena ovat Centrian testauslaboratoriotoiminnot, joihin on rakennettu elinkeino- ja työelämän tarpeita vastaava ISO-standardin mukainen laadunvarmistus.
Auditointi toteutetaan nelivaiheisena: korkeakoulu toteuttaa auditointikäsikirjan mukaisen itsearvioinnin ja valmistelee perusaineiston, asiantuntijaryhmä tutustuu aineistoon, minkä jälkeen ryhmä vierailee korkeakoulussa, ja auditoinnin tulokset julkistetaan. Auditointi on ajallisesti pitkä prosessi eikä siinä ole kyse pelkästään näyttöjen antamisesta auditointivierailun aikana (vrt. ISO-standardin auditointi), vaan auditointi vaatii paljon valmistelutyötä sekä ”pakottaa” korkeakoulut arvioimaan omaa toimintaansa, laatutyötä sekä -kulttuuria. Auditoinnin läpäistyään korkeakoulu saa laatuleiman, joka on voimassa kuusi vuotta. Kolmen vuoden päästä auditoinneista Karvi järjestää koko korkeakoulusektorin yhteisen kehittämisseminaarin, jossa jo auditoidut korkeakoulut esittelevät auditoinnin jälkeen toteutuneita kehittämistoimiaan.
Ennen huhtikuussa 2016 toteutuneita auditointivierailuja henkilöstön päällimmäisenä huolenaiheena olivat vastikään toteutuneet johtamisjärjestelmän ja organisaatiorakenteen muutokset ja niiden vaikutus auditointitulokseen. Laatupäällikkönä sain myös kuulla palautetta siitä, ettei kehittämistoimenpiteitä oltu tehty aiempaan auditointiprosessiin verrattuna läheskään yhtä paljon. Todellisuudessa kehittämisen rattaat olivat pyörineet edellisestä auditoinnista lähtien monella tasolla ja paljon oli saatu toimintaa parannettua. Edellä mainittu mielikuva todennäköisesti johtui siitä, että aikaisempi auditointi ja sitä edeltävät kehittämistoimenpiteet olivat olleet näkyvämmin esillä koko henkilöstölle ja opiskelijoille. Laatutyötä tehdään niin luontevana osana toimintaa ja arkea, ettei kehittämistyötä nähdä osaksi laatujärjestelemän kehittämistyötä. Tosin tämä kertoo myös tarpeen siitä, että laatutyön kehittämistyötä tulisi pitää entistä enemmän näkyvillä.
Itsearvioinnin laadinnan lähtökohtana pidettiin avoimuutta ja rehellisyyttä, joten myös näitä yllä mainittuja asioita tuotiin esille avoimesti raportissa. Kuvassa 1 on kuvattu Centrian laatujärjestelmän auditoinnin kaikki 12 auditointikohdetta, joista kustakin osa-alueesta tehtiin itsearviointi ja tuotiin esille kehittämiskohteet sekä vahvuudet.
Itsearviointia laadittaessa oli kyllä huomattavasti helpompi tarttua kehittämiskohteisiin kuin havaita jo olemassa olevia hyviä käytänteitä ja vahvuuksia. Johtuukohan vahvuuksien tunnistamisen vaikeus siitä, että keskipohjalaisena on totuttu pitämään onnistumisia vaatimattomina vakan alla ”se jolla onni on, se onnen kätkeköön”-tyylisesti vai saako arjen kiireet vain unohtamaan kaiken sen hyvän mitä ympärillämme jo on? Joka tapauksessa, on äärettömän tärkeää pysähtyä aika ajoin analysoimaan toiminnan kannalta kaikkein keskeisimpiä asioita. Laatujärjestelmän toimivuus on oleellinen osa organisaation menestystä. Ehkä myös näistä näkökulmista tuntui niin äärettömän hyvältä lukea kiittävää auditointiraporttia, joka julkistettiin syksyllä 2016.
Laatujärjestelmän auditointi läpi kiittävin arvosanoin
Centrian laatujärjestelmää on kehitetty systemaattisesti ammattikorkeakoulun perustamisvuodesta 1992 lähtien. Laatujärjestelemän kehittämissuunnitelmaa päivitetään vuosittain. Auditointiryhmä nostikin laatujärjestelmän systemaattisen kehittämisen yhdeksi Centrian vahvuudeksi. Auditointikohteena laatujärjestelmän kehittäminen nousi kokonaisarvioissa edistyneelle tasolle, mihin on tähän mennessä ammattikorkeakouluista yltänyt vain Jyväskylän ammattikorkeakoulu ja yliopistoista Aalto yliopisto ja Åbo Akademi.
Laatutyön kehittämistä ohjaava kehittämissuunnitelma muodostuu neljästä toisiinsa linkittyvistä osa-alueesta: laatujärjestelmän kokonaisuus ja sen kehittäminen, johtamisjärjestelmä ja johtamisen kehittäminen, prosessien ja prosessien hallinnan kehittäminen sekä arviointi- ja palautejärjestelmän kehittäminen. Kuuden vuoden välein toteutuva ulkoinen auditointi tuo kehittämissuunnitelmaan ulkopuolisten asiantuntijoiden näkökulman kehittämiskohteista. Auditointiryhmä totesikin raportissaan, että edellisen auditoinnin jälkeinen kehittämistyö on ollut suunnitelmallista ja auditointien kehittämissuosituksia on viety onnistuneesti käytäntöön.
Centrian laatujärjestelmä arvioitiin kokonaisuudessaan kehittyvälle tasolle. Auditoinnissa käytetty arviointiasteikko on neliportainen: puuttuva – alkava – kehittyvä – edistynyt. Kolmen auditointikohteen osalta ylsimme edistyneelle tasolle: laatujärjestelmän kehittäminen, yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja aluekehitystyö sekä tutkimus-, kehitys- ja innovaatiotoiminta ja taiteellinen toiminta. Tähän mennessä auditoiduista 29 korkeakoulusta vain yksi yliopisto (Helsingin yliopisto) on yltänyt tki-toiminnan osalta edistyneelle tasolle ja vain yksi ammattikorkeakoulu (Kymenlaakson ammattikorkeakoulu) on yltänyt yhteiskunnallisen vaikuttavuuden ja aluekehitystyön osalta edistyneelle tasolle. Auditointikierros päättyy vuonna 2018 (vielä kymmenkunta korkeakoulua on auditointiprosessissa), mutta silti edellä mainittujen osa-alueiden osalta kuulumme korkeakoulujen kärkikastiin. Hyvällä omalla tunnolla voidaan jo nyt olla ylpeitä aikaansaannoksista!
Erityisesti mieltä lämmitti auditointiryhmän arvio Centrian laatukulttuurista: ”Centrialla on vahva, välitön ja avoin osallistamisen kulttuuri, joka tukee yhteisöllisyyttä ja koko organisaation kattavaa laatukulttuuria ja on näin voimavara koko korkeakoulun kehittämiseen” (Karttunen P., 2016). Laatutyössä johdon ja henkilökunnan sitoutumisella on suuri merkitys. Laatujärjestelmän tulee varmistaa laatua, mutta viime kädessä siinä hetkessä kun opiskelijan tai asiakkaan kokema laatu syntyy yksittäisen henkilön toimesta, toimintaa ja valintoja ohjaavat myös laatukulttuuri ja kirjoittamattomat säännöt. Koettuun laatuun vaikuttaa näin ollen myös itse kunkin osaaminen sekä sitoutuminen, motivaatio ja innostuneisuus työhön. Toimintakulttuuria ei muuteta yhdessä yössä, siksi juuri tämä palaute on merkityksellinen ja toimii voimavarana tulevaisuuden kehittämistyölle.
Auditointien myötä haetaan oppia parhailta
Auditointien vaikuttavuus on ollut suuri toiminnan jatkuvan kehittymisen näkökulmasta. Auditoinnit ovat auttaneet hahmottamaan korkeakoulun toimintaa kokonaisuutena, näkemään niin sanotusti metsän puilta, ja tunnistamaan vahvuuksia sekä kehittämiskohteita. Saman toteaa myös Ala-Vähälä tutkimuksessaan korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointien vaikutuksista (Ala-Vähälä T. 2011 s. 69 – 70). Systemaattisesti toteutuva auditointiprosessi pakottaa korkeakoulut pysymään ”liikkeellä”.
Auditointitulosten läpinäkyvyys saa aikaan myös hyvien käytänteiden leviämistä sekä vertaisoppimista. Centrian auditointitulosten tultua julki syksyllä 2016 ehdotti Laurea-ammattikorkeakoulun, Hämeen ja Lahden ammattikorkeakoulun strateginen liittouma (FUAS) benchmarkausta, sillä heitä kiinnosti erityisesti Centrian menestyminen haastavassa auditointikohteessa Yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja aluekehitystyö. Benchmarking päätettiin kohdistaa niihin auditointikohteisiin, joissa kyseiset ammattikorkeakoulut olivat menestyneet hyvin laatujärjestelmien auditoineissa vuonna 2016. Tavoitteena oli vaihtaa kokemuksia ja etsiä parhaita käytänteitä ammattikorkeakoulujen perustehtävien laadunhallinnasta.
Benchmarking toteutui kaksipäiväisenä vierailuna maaliskuussa 2017. Oman toiminnan vertaaminen toisten toimintaan kehittää monella tasolla: tullaan ensinnäkin tietoiseksi siitä missä itse mennään ja mikä on oman toiminnan taso ja toisaalta toisten parhaat käytänteet nopeuttavat omaa kehittämistyötä, kun ei tarvitse keksiä pyörää aivan alusta asti itse, vaan voi poimia parhaat käytänteet ja muokata niitä omaan organisaation sopivaksi. Benchmarking-vierailuilla vuoropuhelu oli vilkasta ja kysymyksiä syntyi paljon myös vierailujen aikana. Benchmarkingin onnistuminen johtui pitkälti siitä, että oli selkeä yhteinen tavoite ja kaikki olivat sitoutuneita laatutyöhön. Vaihdoimme tietoa puolin ja toisin hyvin avoimesti, joka kertoo keskinäisestä luottamuksesta. Benchmarking on aina omia näkökulmia avartavaa, sillä siinä oppii ja näkee miten saman asian voi tehdä usealla eri tavalla.
FUAS-korkeakoulut ihastelivat meidän työelämäyhteistyön käytänteitä ja toimialueen toimijoiden sekä ammattikorkeakoulun yhteistyön ja vuoropuhelun aktiivisuutta. Toimialueen laajuus ja toimijoiden määrä on aivan toista luokkaa pääkaupunkiseudulla, mikä tuo toimintaan omat haasteensa. Myös Centrian laaja tki-toiminta kiinnosti sekä palvelujen tuotteistamis- ja kaupallistamisprosessi. Centria puolestaan sai nähtäväkseen toinen toistaan huikeampia toiminnanohjausjärjestelmiä, jotka mahdollistavat tehokkaan tiedolla johtamisen.
Mielenkiintoista oli myös päästä tutustumaan eri ammattikorkeakoulujen organisaatiomalleihin, joista mielenpainuvin oli Hämeen ammattikorkeakoulun (HAMK) organisaatiomalli. HAMKissa johdetaan osaamista ja tietoa, ja tähän lähtökohtaan perustuen oli rakennettu myös organisaatiomalli. Perinteisemmässä mallissa (joka käytössä useammassa korkeakoulussa) organisaatio on jaettu opetus- ja tki-toimintaan ja sen päälle rakennettuun johtamisjärjestelmään. Ajattelumalli ulottui myös opetussuunnitelmiin, jotka oli rakennettu siten, että ne sisälsivät isoja osaamiskokonaisuuksia. Osaamiskokonaisuuksien suunnittelu ja toteutus tehdään yhteisopettajuutta hyödyntäen.
Uusi auditointimalli – opiskelijakeskeisyys, osaaminen ja oivallukset
Korkeakoulujen auditointimalli uudistuu auditointikierrokselle 2018–2024. Auditointimallissa korostuu korkeakoulujen yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja koulutuksen opiskelijakeskeisyys. Uudessa auditointimallissa arvioidaan edelleen laatujärjestelmän toimivuutta ja vaikuttavuutta, mutta näitä tarkastellaan neljästä tavoitealueesta käsin: 1. Osaamista luova korkeakoulu, 2. Vaikuttava ja uudistava korkeakoulu, 3. Kehittyvä ja uudistuva korkeakoulu, 4. Oppiva korkeakoulu. Uusi auditointimalli tuo opiskelijan ja osaamisen keskiöön. (Kansallinen koulutuksen arviointikeskus 2017).
Auditointimalli seuraa hyvin aikaa, sillä tulevaisuuden työssä tulee entistä enemmän korostumaan osaaminen, hyvinvointi, vuorovaikutussuhteet sekä kokeileva ja osallistava toimintakulttuuri. Auditointimallissa tullaan lähemmäksi laadun ydintä ja sitä miten yksilötason laaduntuottokyvystä pidetään huolta ja miten oppimisympäristöistä, opiskelijan osaamisen kehittymisestä ja oppimiskyvyistä pidetään huolta, puhumattakaan korkeakoulun uudistumiskyvystä sekä yhteiskunnallisesta vaikuttavuudesta. Pelkistetysti voidaan todeta, että ensimmäisellä auditointikierroksella varmistettiin, että korkeakouluissa on käytössä laatujärjestelmät, toisella kierroksella tarkasteltiin laatujärjestelmien toimivuutta sekä vaikuttavuutta ja kolmannella auditointikierroksella tarkastellaan näiden kahden lisäksi syvällisemmin korkeakoulun yhteiskunnallista roolia ja vaikuttavuutta osaamisen, oppimisen ja uudistumisen edistäjinä.
Karvin auditointi toimii tärkeässä roolissa koko korkeakoulusektorin kehittäjänä. Auditointimallin sisällöt tulevat väistämättä suuntaamaan korkeakoulujen laatutyön painotuksia lähitulevaisuudessa. Jos nämä auditointiteemat eivät jo ole olleet kehittämiskohteena, niin nyt ne ainakin tullaan nostamaan framille. Yhteinen laatumatka jatkuu. Toivotaan tulevalle matkalle paljon yhteistä oppimista ja oivalluksia sekä rohkeita kokeiluja.
Lähteet
Karttunen P., Karppanen E., Levander L., Pekkarinen E., Tuohiniemi L.,
Frisk T. & Saarilammi M-L. 2016. Centria-ammattikorkeakoulun auditointi 2016. Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen julkaisuja 31:2016. Helsinki: Kansallinen koulutuksen arviointikeskus. Saatavissa myös: https://karvi.fi/publication/centria-ammattikorkeakoulun-auditointi-2016/.
Laatujärjestelmien auditoinnit 2012 – 2018. Saatavissa: https://karvi.fi/korkeakoulutus/laatujarjestelmien-auditoinnit/. Viitattu 28.5.2017.
Korkeakoulujen auditointimallin periaatteet 2018 – 2024. Kansallisen koulutuksen arviointikeskus. Saatavissa: https://karvi.fi/app/uploads/2017/02/Korkeakoulujen-auditointimallin-periaatteet-2018-2024.pdf. Viitattu 28.5.2017.
Korkeakoulujen laatujärjestelmien auditointikäsikirja vuosille 2015 – 2018. Kansallisen koulutuksen arviointikeskuksen julkaisuja 1:2015. Helsinki: Kansallinen koulutuksen arviointikeskus. Saatavissa myös: https://karvi.fi/publication/korkeakoulujen-laatujarjestelmien-auditointikasikirja-vuosiksi-2015-2018/
Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area (ESG). Saatavissa: http://www.enqa.eu/index.php/home/esg/. Viitattu 28.5.2017.
Maarit Sorvisto
Laatupäällikkö
Centria-ammattikorkeakoulu
044 7250071
maarit.sorvisto@centria.fi
