Tomi Virtanen
Edellisessä osassa tarina uuden kirjaston suunnitteluprojektin etenemisestä päättyi kesän kynnykselle, kun kirjastossa vielä mietittiin eri tehtävien ja toimintojen sijoittumista uusissa tiloissa. Lisäksi samaan aikaan digitaattorimme aloitteli urakkaansa reilun 2000 painetun opinnäytetyön skannaamiseksi ja arkistoimiseksi digitaaliseen muotoon. Nyt kun lämpötiloiltaan varsin riittäväksi osoittautunut kesä alkaa hiljalleen taittua kohden sitä kauneinta vuodenaikaa, onkin hyvä tehdä pieni tilannekatsaus, miten suunnitelmamme ovat edenneet edellisen raportin jälkeen.
Opinnäytetöiden digitointi
Opinnäytetöiden digitoinnin tiedettiin olevan vaativaa ja aikaa vievää hommaa, mutta urakan suuruus on silti onnistunut ylittämään odotukset. Optimitilanteessa työ kulkisi siten, että ensiksi kansitetun opinnäytetyön sivut leikataan erilleen käyttäen Kokkolan kaupunginkirjaston jykevää, tähän tarkoitettua paperileikkuria. Sen jälkeen irtosivut voidaan ajaa skannerin läpi yhtenä nippuna, jolloin skanneri luo työstä yhden, alkuperäistä vastaavan pdf -tiedoston, joka siirretään digitaaliseen arkistoon. Tämä toistetaan reilut 2000 kertaa ja urakka on valmis syksyn aikana.
Käytännössä kuitenkin ilmeni, että jykeväksi oletettu paperileikkuri luovutti lopullisesti jossain kolmen sadan leikatun työn paikkeilla. Tämän jälkeen opinnäytetöiden leikkaus on hoidettu Välikankaan kirjapainolla, johon opinnäytetyöt on kuljetettu vuosikerta kerrallaan. Myös töiden skannaus on osoittautunut ongelmalliseksi, sillä skanneri ei aina onnistu lukemaan opinnäytetyön jokaista sivua yhdellä kertaa, jolloin jokainen skannattu työ on täytynyt tarkistaa sivu sivulta mahdollisten puuttuvien sivujen varalta. Jos skannatusta työstä puuttuu sivuja, tulee ne skannata erikseen ja käsityönä lisätä alkuperäisen pdf-tiedoston sisään oikeille paikoilleen. Vaikka vaaditun työn määrä on moninkertaistunut, on digitointi silti edennyt hyvää vauhtia ja toivo elää, että työ saadaan päätökseen vielä ennen kirjaston siirtymistä kampukselle.
Uuden kirjastotilan suunnitelmat etenevät
Kesän kynnyksellä kirjastohenkilöstö loi useita erilaisia suunnitelmia kirjastotilan toimintojen sijoittumisesta esiteltäväksi suunnitteluryhmälle. Ennakkoon saamiemme tietojen mukaan tilojen kantavuuden kanssa kirjakokoelmamme olisi ongelma, ja olimme varautuneet supistamaan kokoelmaamme nykyisestä noin 600 hyllymetristä lähes kolmanneksella, noin 400 hyllymetriin. Tämä muutos mahdollistaisi myös opiskelijoidemme toivomien työskentelypisteiden sekä istuinryhmien lisäämisen kirjastotilaan. Näin tilan ilme saataisiin merkittävästi vähemmän kirjavarastomaiseksi. Kun suunnitelmat saatiin toimitettua eteenpäin, olikin hyvin hämmentävää, kun arkkitehdin seuraavassa piirroksessa kirjastotila oli vastoin kaikkia suunnitelmia täytetty pelkästään hyllyillä. Uusin arkkitehdin tekemä suunnitelma sisälsi hyllyjä lähes 800 hyllymetrin edestä. Tämä hyllymäärä takasi sen, että kirjastoon ei niiden lisäksi mahtunutkaan muuta kuin asiakaspalvelutiski ja kaksi smartblockia. Kesälomien painaessa päälle, ei vastauksia ollut odotettavissa seuraavaan kahteen kuukauteen.
Seuraavan suunnittelupalaverin koittaessa ei tilojen suunnittelusta vastaavalla henkilöllä ollut vastauksia siihen, että miksi arkkitehti oli päätynyt hylkäämään täysin esityksemme tilasuunnitelmasta. Saimme kuitenkin ohjeistuksen jättää arkkitehdin ehdotus huomiotta ja keskittyä tilan suunnitteluun alkuperäisten ajatustemme mukaisesti. Tästä sisuuntuneina saimme vihdoinkin muodostettua yhtenäisen käsityksen tulevan asiakaspalvelupisteemme vaatimuksista.
Asiakaspalvelutiskin tuli mahdollistaa vähintään kahden henkilön yhtäaikainen työskentely tiskin äärellä. Lisäksi tiskin tietoturvan tuli olla kunnossa, eli tiskin läheisyydessä on oltava lukittavaa kaappitilaa, sekä tiskin tulee rakentua siten, ettei henkilökunnan selän takaa ole suoraa näköyhteyttä työpisteelle. Tämän pohjalta asiakaspalvelutiskin muoto rakentui kuin itsekseen löysähköksi J tai L -malliseksi. Tiskin taakse sijoitettaisiin kaapistoja peittämään näköyhteyttä ja estämään asiatonta kulkemista. Asiakaspalvelupiste haluttiin sijoittaa mahdollisimman keskeiselle paikalle, jotta se olisi helposti löydettävissä ja josta henkilökunnalla olisi hyvä näkyvyys mahdollisimman suureen osaan kirjastotilaa. Tällöin looginen sijainti oli portaiden ja amfiteatterin välittömässä läheisyydessä.
Tiskiongelman ratkettua seuraava askel oli tapaamisen sopiminen kirjastokalusteiden toimittajan kanssa. Toivoimme saavamme sitä kautta vahvistuksen tiskiratkaisuumme sekä löytävämme ratkaisun myös hyllytilanteeseen. Hyllydilemman setviminen tarkoitti myös sitä, että pääsimme ensimmäistä kertaa vierailemaan tulevissa tiloissamme. Lopputuloksena saimme tehtyä päätökset tiskin, lehtihyllyjen, uutuuskirjojen esittelypisteiden sekä kirjahyllyjen malleista. Näiden sijoittumisesta tilaan luotiin jälleen uusi hahmotelma, joka lähti eteenpäin kalustesuunnittelijalle.
Kirjahyllyjen kanssa suurimpana ongelmana on ollut epäselvyydet lattian kantavuudesta. Virallisiin dokumentteihin on kantavuudeksi ilmoitettu ilmeisesti hieman liiankin varovainen lukema, mikä rajoittaa reilusti kullekin neliömetrille sallittavaa painoa. Käytännössä kerroksen lattian sallima kantavuus rajaa kirjastotilassa käytettävät kirjahyllyt maksimissaan 120-150 cm korkeisiin malleihin. Näin saamme vihdoin varmuuden siitä, että montako varsinaista hyllyelementtiä kokoelmamme vaatii, ja miten ne saadaan parhaiten sovitettua käytettävissä olevaan tilaan.
Ensimmäisen kosketus uusiin kirjastotiloihin on nyt saatu, ja käynnin jälkeen kirjastohenkilökunnan yleinen mielikuva oli positiivinen sekä odottava. Pohjapiirroksen loputtoman pyörittelyn jälkeen oli mielenkiintoista havaita kuinka vähän pelkästä piirroksesta hahmottaa todellista mittakaavaa. Monet tilan osat vaikuttivat luonnossa huomattavasti suuremmilta ja vastaavasti muutamat alueet olivat odotettua ahtaampia. Varsinkin asiakaspalvelutiskin sijoittumisen suhteen oli helpottavaa havaita, että myöhemmät muutokset suunnitelmissamme olivat osuneet hyvinkin oikeaan.
Tilanne nyt
Syksy on käsillä ja sen myötä kirjaston nykyisissä tiloissa siirrytään viimeiseen rutistukseen ennen varsinaisen muuttorumban alkua. Odotamme kalustesuunnittelijan ensimmäistä luonnosta hyllysijoitteluista, ja toivomme sen osuvan jo ensimmäisellä kerralla mahdollisimman hyvin kohdilleen, jotta suunnitelma päästään esittelemään eteenpäin. Jahka suunnitelma on kunnossa, voidaan kirjahyllyt ja asiakaspalvelupisteen kalusteet tilata ja sen myötä siirtyä suunnittelemaan kirjastotilan asiakkaiden käyttöön tarkoitettuja oleskelu- ja työskentelypisteitä.
Kirjaston kokoelmaan tehtävät poisto- ja hoitotoimenpiteet edistyvät osapuilleen suunnitelmien mukaisesti. Tavoitteenamme oli pienentää nykyistä kokoelmaamme lähes kolmanneksella, ja tällä hetkellä urakka on miltei loppusuoralla. Kokoelmaa oli supistettava uuden tilan raameihin sopivaksi sekä itse muuttoprosessin helpottamiseksi. Uusien tilojen myötä saamme samalla päivitettyä kokoelmamme Päivi Toikkasen kirjaston suunnittelua koskevassa artikkelissa mainittuun radio frequency identification, eli RFID -järjestelmään, joka helpottaa huomattavasti kirjojen käsittelyä jatkossa. Järjestelmästä toiseen konvertointi tapahtuu käsin, joten se toteutetaan kokoelman supistamisen ohessa. Konvertointiin tarvittavat laitteet ja materiaalit saapuivat elokuun alussa, ja toistaiseksi urakka on edennyt odotettua nopeammin.
Yhteenvetona voitaisiin sanoa, että kirjaston nykyisissä tiloissa tapahtuvat muuttoa valmistelevat toimenpiteet etenevät pääsääntöisesti suunniteltujen aikataulujen mukaan. Osa toimenpiteistä on osoittautunut ennakoitua hitaammiksi toteuttaa, mutta osassa taas aikataulutuksessa on vielä liikkumavaraa. Yleisesti valmistelujen osalta tilanne on hyvä, mikäli jatkossa ei enää esiinny merkittäviä takaiskuja.
Ensimmäinen käyntimme tulevissa tiloissa jätti myös positiivisen mielikuvan. Kirjastotilan sijainti on keskeinen ja se on helposti löydettävissä. Kirjaston halki kulkeva käytävä sekä useat sisäänkäynnit aiheuttivat huolta pohjapiirustuksia katsottaessa, mutta niistä aiheutuvat mahdolliset ongelmat saadaan minimoitua huolellisella suunnittelulla. Uuteen tilaan tutustumisen jälkeen kirjaston henkilökunnalla on hyvin vahva näkemys siitä, mitä toimintoja tiloihin tarvitaan ja miten ne tulisi sijoittaa tiloihin, jotta ne palvelisivat kirjaston käyttäjiä mahdollisimman hyvin. Nyt näkemys pitää vain saada vietyä läpi myös muille.
Tomi Virtanen 
tietopalvelusihteeri
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 8086 616
