Harri Schroderus
Virtuaalinen työympäristö käsittää teknologiaratkaisut ja -välineet, sovellukset ja alustat sekä palvelut, joita käytetään eri käyttöliittymien avulla. Virtuaalisella työyhteisöllä tarkoitetaan ryhmää, jonka jäsenet työskentelevät yhteistä päämäärää kohti mutta sijaitsevat maantieteellisesti eri paikoissa ja kommunikoivat keskenään sähköisiä välineitä käyttäen. (Työturvallisuuskeskus 2023.)
Virtuaalisen yhteistyön onnistumisessa on tärkeää, että teknologia toimii luotettavasti ja sitä voidaan hyödyntää monipuolisesti tavoitteiden saavuttamiseksi. Menestyksekkään virtuaalisen kommunikoinnin tärkeitä elementtejä ovat luottamus, vahva yhteisöllisyys ja sitoutuminen, tehokas kommunikointi ja yhteiset toimintatavat, olennaisen tiedon jakaminen ja hyödyntäminen sekä itseohjautuvuus (Työturvallisuuskeskus 2024).
Virtuaalipalavereissa on hyvin yleistä, että niissä mennään suoraan asiaan ilman vapaamuotoista keskustelua ennen palavereiden alkua tai sen aikana. Tämä voi olla osallistujille kuormittavaa ja puuduttavaa, erityisesti silloin, jos palavereita on useita päivässä ja osallistujat vaihtuvat jatkuvasti. Siksi on tärkeää, että työyhteisö miettii erilaisia käytäntöjä epämuodollisten kohtaamisten mahdollistamiseksi ja sujuvan yhteistyön varmistamiseksi.
Kun tehdään etä- ja hybridityötä, organisaatioiden on pohdittava, miten tehdä parhaiten yhteistyötä ihmisten kanssa. Vaatiiko työskentely tapaamisia samanaikaisesti (synkronisesti), joko kasvokkain tai virtuaalisesti (esim. Teamsin kautta), vai onko yhteistyön tekeminen mahdollista asynkronisesti (eri aikaan), esimerkiksi sähköpostin välityksellä? Toimivan kommunikaatiotavan valinta on hyvän yhteistyön perusedellytys, ja välillä yhteistyö edellyttää työskentelyä samaan aikaan ja toisinaan eri aikoina. (Liimatainen 2020.)
Digipaikka-hankkeessa työskentelemme hajautetusti ympäri Suomen. Teemme yhteistyötä tiimin kesken sekä synkronisia että asynkronisia työskentelytapoja hyödyntäen. Meillä on säännöllisiä tiimipalavereja, joissa käymme läpi hankkeen tilannetta ja ideoimme tulevia tapahtumia. Lisäksi hyödynnämme digitaalisia työkaluja esimerkiksi tulevien hankkeen tapahtumien, aikataulujen ja toimenpiteiden visualisointiin sekä to do -listojen ylläpitoon. Tällöin ne ovat helposti kaikkien nähtävillä sekä auttavat hahmottamaan kokonaisuuden ja keskittymään olennaisiin asioihin.
Käymme myös keskustelua aktiivisesti asynkronisesti, esim. hankkeen Teams-kanavalla. Monipuolisten työkalujen käyttö mahdollistaa asioiden yhteisen kehittämisen ja ajatusten jakamisen ajasta ja paikasta riippumatta. Työkalut mahdollistavat, että kaikki voivat tuoda omia ajatuksiaan esille ja niitä voidaan käsitellä tasapuolisesti tiimipalavereissa.
Onnistuneen yhteistyöskentelyn ja vuorovaikutuksen edellytyksenä on, että tavoitteet ja kunkin osallistujan roolit on selkeästi määritelty. Työkalujen valinnassa on kuitenkin tärkeää pitää mielessä, että niiden käytön pitäisi tuoda lisäarvoa työskentelyyn eikä aiheuttaa kuormitusta ja vaikeuttaa tekemistä. Paras tapa varmistaa tämä on kokeilla erilaisia työkaluja ja menetelmiä sekä kerätä palautetta niiden käytön sujuvuudesta.
Yhteistyöskentelyn kehittämisessä pääsee helposti alkuun esimerkiksi jakamalla perinteisiä dokumentteja, jolloin tiimi voi tutustua niihin etukäteen ja halutessaan työstää niitä yhdessä tai eri aikaan yksilön tarpeiden mukaisesti. Näin palaverissa käytetty aika voidaan hyödyntää tehokkaammin keskittymällä enemmän itse keskusteluun ja ideoiden jatkokehittämiseen.
Digitaalinen fasilitointi
Jotta työskentely olisi sujuvaa ja tavoitteellista, tarvitaan fasilitointia, joka luo edellytyksiä ryhmän tasapuoliseen osallistumiseen. Fasilitaattorilla on tässä suuri rooli keskustelun puitteiden ja yhteisen ymmärryksen rakentumisessa. (Suomen Fasilitaattorit.)
Esihenkilöiden ja tiiminvetäjien fasilitointiosaaminen muodostuu yhä tärkeämmäksi taidoksi tulevaisuudessa. On tärkeää, että heillä on osaamista palavereiden sujuvaan ohjaukseen, joka mahdollistaa yhteistyöskentelyn ja vuorovaikutuksen tiimiläisiä kiinnostavalla tavalla.
Digitaalinen fasilitointi mahdollistaa yhteistoiminnan osallistujien välillä ja edistää tehokkaasti erilaisten ideointiprosessien suunnittelua ja ohjausta. Fasilitaattorin rooli on toimia puolueettomana ohjaajana esimerkiksi työpajoissa, kokouksissa, tapahtumissa tai aivoriihissä. (Softia.)
Työkalua valitessa tulisi kiinnittää huomiota sen helppokäyttöisyyteen, osallistujien aktivointimahdollisuuksiin ja tulosten dokumentointiin. Lisäksi olisi suositeltavaa selvittää työkalun maksimiosallistujamäärä sekä yhteensopivuus ja integrointimahdollisuudet muiden ohjelmistojen kanssa. Myös tietoturvaan ja työkalun hinnoitteluvaihtoehtoihin on syytä kiinnittää huomiota. (Softia.) Useimpia työkaluja pääseekin kokeilemaan ilmaiseksi, joten niiden soveltuvuutta omaan käyttöön kannattaa testata.
Esimerkkejä digitaalisen fasilitoinnin työkaluista
Flinga
Flinga soveltuu yhteisölliseen työskentelyyn ja digitaalisen fasilitoinnin tueksi. Sen avulla voi suunnitella ja työstää erilaisia projekteja ja tehtäviä helpolla ja hauskalla tavalla. Flinga tarjoaa monipuolisia visualisointimahdollisuuksia yhteistyöhön perustuvaan tiedon rakentamiseen ja syventämiseen. Se mahdollistaa kommenttien, kysymysten ja vastausten jakamisen nopeasti ja vaivattomasti kaikkien nähtäville. Flingaan voi liittää tekstiä, linkkejä tai kuvia, ja siinä on myös kätevä äänestysmahdollisuus, joka auttaa rakentamaan yhteistä ymmärrystä käsiteltävästä aihealueesta. (Softia.)
Miro
Miro on tekoälypohjainen yhteistyöalusta, joka auttaa tiimejä tekemään helposti yhteistyötä etänä. Mirossa olevassa yhteistyötilassa tiimeillä on rajattomat mahdollisuudet lisätä sisältöä, viedä projekteja eteenpäin ja työskennellä yhdessä ideoiden toteuttamiseksi. Mirossa voi käyttää erilaisia asiakirjoja, kaavioita, taulukoita ja aikatauluja selkeiden suunnitelmien tekemiseksi. Projektitiedot voidaan säilyttää yhdessä paikassa ja sisältöä voidaan lisätä Googlelta, Microsoftilta, Adobelta ja muilta toimijoilta. Tekoälyä hyödyntämällä on helppo luoda nopeasti erilaisia prototyyppejä, katsauksia, suunnitelmia ja kaavioita. Miro helpottaa kommunikaation ja prosessien sujuvoittamista sekä tiimin sitouttamista. (Miro 2025.)
Teams
Teams mahdollistaa viestinnän ja yhteistyön tekemisen helposti ja se on laajasti käytössä eri organisaatioissa. Sen avulla voi luoda, jakaa ja tallentaa tiedostoja pilvipohjaisessa ympäristössä tietoturvallisesti. Teamsin avulla pystyy järjestämään kokouksia kätevästi ja tallentamaan niitä myöhempää katselua varten. Tekoälyä ja transkriptioita hyödyntämällä niistä voidaan tehdä helposti yhteenvetoja, joten osallistujien ei tarvitse tehdä palaverimuistiinpanoja. Lisäksi Teamsissa voi luoda kätevästi erilaisia tiimejä ja kanavia, joiden avulla voidaan yhdistää työasioita, projekteja tai harrastuksia. Tiedostoja voi käsitellä reaaliaikaisesti yhteistyössä muiden kanssa ja niistä voi keskustella myös palavereiden välillä. (Microsoft 2025.)
Slack
Slack on yhteistyön sujuvuutta lisäävä alusta, jonka avulla viestit kulkevat nopeasti ja helposti tiimin jäsenten välillä. Luomalla kanavia eri teemoihin liittyen Slack mahdollistaa keskusteluhistorian ja tietojen tallentamisen, joten keskustelujen seuraaminen on kätevää. Slackin avulla voi lähettää pikaviestejä käyttäen tiedostoja, kuvia, äänitallenteita ja videoklippejä. Alusta mahdollistaa työpaikan kulttuurin rakentamisen hauskalla ja miellyttävällä tavalla sekä tuo kollegat lähemmäksi tosiaan. Sen avulla voi esim. keskustella yhteisistä mielenkiinnon kohteista, jotka eivät välttämättä suoraan liity työtehtäviin, mutta keskustelu auttaa tutustumaan työkavereihin paremmin. Slackin käytön voi aloittaa ilmaiseksi ja siihen pystyy lisäämään erilaisia ominaisuuksia tarpeiden mukaisesti. (Nieminen 2023.)
On tärkeää, että virtuaalista vuorovaikutusta kehitetään erilaisten teknologisten ratkaisujen avulla. Teknologian tulee soveltua käyttötarkoitukseensa, ja työntekijöillä tulee olla osaamista ja halua käyttää sitä työssään, jotta siitä olisi heille hyötyä. Erityistä huomiota on kiinnitettävä siihen, miten hiljaista tietoa saadaan välitettyä organisaatiossa. Epämuodolliset vuorovaikutusmahdollisuudet teknologian avulla ovat tässä tärkeitä, sillä ne vahvistavat luottamusta ja yhteisöllisyyttä.
Digitaalisten työkalujen valinnassa on hyvä aloittaa niiden käytön yhteisestä opettelusta ja hyödyntämisestä. Alussa on tärkeää varmistaa, että työkalujen ja menetelmien käyttö on helppoa ja että niissä on tarvittavat ominaisuudet menestyksekkään virtuaalivuorovaikutuksen kehittämiseen. Lisäksi on huolehdittava, että työkalussa on riittävät mahdollisuudet sen käytön laajentamiseen tulevaisuudessa. Myös vaadittava tietoturvan taso ja hinnoittelu tulee ottaa huomioon organisaation tarpeet huomioiden.
Artikkeli liittyy DigiPaikka – Digitaaliset työkalut etä- ja paikkariippumattoman työn koordinaatiossa -hankkeeseen. (https://net.centria.fi/hanke/digipaikka/). Centria toimii hankkeessa osatoteuttajana. Hanke toteutetaan yhteistyössä Jyväskylän ja Vaasan yliopistojen kanssa. Digipaikka-hanke on Euroopan unionin osarahoittama.
Lähteet
Liimatainen, H. 2020. What’s the difference between digital and face-to-face facilitation? Blogi. Saatavissa: https://howspace.com/blog/difference-between-digital-virtual-and-face-to-face-facilitation. Viitattu 25.2.2025.
Microsoft. 2025. Yhteistyö: työskentele tehokkaasti yhdessä muiden kanssa. Saatavissa: https://www.microsoft.com/fi-fi/microsoft-teams/collaboration. Viitattu 25.2.2025.
Miro. 2025. Tervetuloa innovoinnin työtilaan: Yksi ainut tekoälypohjainen yhteistyöalusta, joka auttaa tiimejä etenemään nopeammin ideasta lopputulokseen. Saatavissa: https://miro.com/fi/ . Viitattu 25.2.2025.
Nieminen, R. 2023. Mikä on Slack? Blogi. Saatavissa: https://www.salesforce.com/fi/blog/2023/mika-on-Slack.html. Viitattu: 25.2.2025.
Työturvallisuuskeskus. 2023. Etäjohtaminen ja virtuaalinen vuorovaikutus työyhteisössä. Saatavissa: https://ttk.fi/julkaisu/etajohtaminen-ja-virtuaalinen-vuorovaikutus-tyoyhteisossa/. Viitattu: 25.2.2025.
Softia. 2022. Digitaalinen fasilitointi – kuinka löytää oikea ohjelmisto? Saatavissa: https://softia.fi/projektinhallinta/digitaalinen-fasilitointi/. Viitattu 25.2.2025.
Suomen fasilitaattorit. Mitä fasilitointi on? Saatavissa: https://www.fasilitaattorit.fi/fasilitointi. Viitattu: 25.2.2025.
Harri Schroderus
TKI-asiantuntija
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 050 307 4521
