Päivi Toikkanen
Varmasti aika monelle tulee kirjastosta ensimmäisenä mieleen hymyilevä kirjastovirkailija lainaustiskin takana. Harva kuitenkaan oikeasti tietää, kuinka paljon erilaisia töitä kirjastossa tehdään. Havahduin itsekin tähän vasta, kun siirryin hallinnollisesti tietohallinnon alaisuudesta kirjastotiimiin ja fyysisesti silloisesta olinpaikastani Innogatesta kirjastotaloon Isokadulle lähes viisi vuotta sitten. Tosin olin tätä ennenkin tehnyt tiivistä yhteistyötä kirjaston väen kanssa, mutta silmäni oikeasti avautuivat vasta mainitsemieni muutosten myötä. Se, mitä kaikkea kirjastossa tehdään, on ollut lähtökohta tulevan kirjaston suunnittelussa uudella kampuksella.
Benchmarkausta
Kirjaston suunnitteluprojekti käynnistyi oikeastaan jo vuoden 2016 syksyllä. Perehdyimme tekniikkaan ja laitteisiin, joita voisimme hyödyntää kirjastossa tulevaisuudessa. Tällainen tekniikka on RFID (Radio Frequency Identification). Menetelmä pitää sisällään tiedon etäluvun ja tallentamisen RFID-tunnisteita eli tägejä käyttäen. Menetelmällä kokoelman hallinta ja valvonta saadaan hallintaan, ja sitä voidaan käyttää myös kulunvalvontaan.
Viime vuoden keväällä tutustuimme Diakonia-ammattikorkeakoulun, Helsingin yliopiston ja Hämeen ammattikorkeakoulun kirjastoihin. Saman vuoden syksyllä oli vuorossa Satakunnan ammattikorkeakoulun kirjasto. Kuluvana vuonna on käyty Aalto-yliopiston kirjastossa Espoossa. Kaikkien näiden kirjastovierailujen tarkoituksena on ollut nähdä erilaisia kirjastotilaratkaisuja, jotka helpottaisivat oman tilan suunnittelutyössä.
Avoimuutta ja kulunvalvontaa
Amk-hallitus teki joulukuussa 2017 lopullisen päätöksen peruskorjauksesta, jonka tarkoituksena on ollut muuntaa tilat vastaamaan nykyajan vaatimuksia. Tilojen avoimuus ja muunneltavuus on ollut kantava idea suunnittelussa. Avoimuus tarkoittaa muun muassa avoimia työskentelytiloja henkilöstölle, mikä ei ole kaikkia osapuolia miellyttänyt. Avoimuus on askarruttanut myös kirjaston henkilökuntaa. Miten avoimuus voidaan toteuttaa, kun samalla pitää huolehtia siitä, että kirjakokoelma pysyy hallinnassa ja että asiattomat henkilöt eivät pääsisi tiloihin?
Ainoa keino edellä mainittuun on kulunvalvonta. Kirjaston suunniteltuihin tiloihin toiseen kerroksen johtaa viisi eri kulkuväylää. Näihin kaikkiin pitäisi saada hälytysportit, jotka on suunniteltu toimivan RFID-tekniikalla. Systeemi toimii siten, että portti hälyttää, jos asiakas yrittää mennä portista ulos lainaamaton nide laukussaan. Edelleen, jos kirjaston tilat on suljettu ja portit kiinni, sisään pääsee ainoastaan siihen tarkoitetulla avainlätkällä.
Anne Kuusela on luotsannut tilasuunnittelua tiimikohtaisesti heti peruskorjauspäätöksen jälkeen. Kirjastoväki on kokoontunut Annen kanssa aiheesta tähän mennessä viisi kertaa eli noin kerran kuukaudessa. Suurinta vääntöä on aiheutunut asiakaspalvelutiskin paikasta. Alussa nimittäin suunnittelimme yhteistä tiskiä tietohallinnon Helpdeskin kanssa. Koska kirjaston tilat eivät lopulta soveltuneet tietohallinnon tarpeisiin, tietohallinto jättäytyi pois hankkeesta. Myöhemmin sitten tiskikin löysi paikkansa. Edelleen on epäselvää, minkälainen tiskistä lopulta tulee.
Työtehtävien sekamelskaa
Yksi tärkeä näkökohta suunnittelussa on ollut miettiä, mitä eri työtehtäviä voi hoitaa asiakaspalvelun yhteydessä ja mitä työtehtäviä hoidetaan työpisteissä. Tätä varten pidimme alkuvuodesta tiimikokouksen. Työtehtävien kirjosta on aikaisemmassa Centria Bulletinissa kirjoittanut Hannele Myntti. Työtehtävien kirjo saattaa hämmästyttää monia. Se perinteinen kuva kirjastovirkailijasta ei siis ehkä sittenkään pidä paikkaansa.
Tilojen avoimuus on asettanut suunnittelulle omat haasteensa nimenomaan työtehtävien hoidon kannalta. Missä luetteloidaan, missä hoituu kirjojen pakkaaminen ja voiko esimerkiksi tukipuheluja hoitaa työpisteissä, vai pitääkö ottaa kannettava kauniiseen käteen ja mennä muualle? Tässä muutamia kysymyksiä, joita olemme pohtineet. Oma asemani tässä kuviossa on ollut minulle selvä, tähän mennessä päätyöni on ollut päätetyö ja olen tuurannut asiakaspalvelussa lähinnä sairas- ja muiden poissaolojen ajan. Tämä tilanne tosin muuttuu uudella kampuksella, koska henkilökuntaa on vähän. Olemmekin miettineet erilaisia vaihtoehtoja asiakaspalveluvuorojen toteuttamiseksi. Suunnittelun tekee haasteelliseksi muun muassa epätietoisuus peruskorjatun kampuksen todellisista aukioloajoista.
Poistoja ja skannausta
Kirjastosuunnittelun ehkä haastavin asia on ollut miettiä, miten kirjaston kokoelma, johon kuuluu sekä kirjoja, lehtiä että opinnäytetöitä, saadaan mahtumaan uusiin tiloihin ja pienempiin hyllymetreihin.
Teimme kuluvan vuoden alussa poistosuunnitelman poistettavista niteistä, jota ryhdyttiin toteuttamaan samantien. Poistojen kriteerinä voi olla esimerkiksi lainauskierto eli kuinka usein nide on ollut lainassa tiettynä aikana, niteen vanhentunut painos nopeasti muuttuvan tiedon osalta tai niteen huono kunto. Ja työ jatkuu edelleen. Tätä kirjoittaessa poistettuja niteitä on noin 2000 kpl, poistettavia on vielä noin 5000 kpl. Tähän lukuun eivät kuuluu ammattikorkeakoulun kansitetut opinnäytetyöt ja eri yliopistojen pro gradut, jotka siis käsitellään erikseen.
Toinen iso projekti, joka alkoi huhtikuun alussa, liittyy sellaisten kansitettujen opinnäytetöiden skannaukseen, joita ei löydy Theseuksesta. Alusta asti oli nimittäin selvää, että kansitettuja opinnäytetyöitä ei säilytetä, vaan ne tallennetaan sähköisessä muodossa M-filesiin. Saimme työhön Katjan, joka on ollut meillä harjoittelemassa jo aiemmin. Katja ehti ennen ennakolta sovittua lomamatkaa skannata aikamoisen pinon Talonpojankadulta tuotuja opinnäytetöitä, mitä nyt välillä monitoimikoneen yläsyöttöä jouduttiin huoltamaan. Alussa tuotti päänvaivaa se, miten kannet saadaan tekstisivuista siististi irti. Tähän löytyi ratkaisu kaupunginkirjastosta jykevän leikkurin muodossa. Varastossa Katjan paluuta odottaa noin reilut 2000 opinnäytetyötä.
Mitä seuraavaksi?
Lähiajan suunnitelmissa on poistojen ja skannausprojektin jatkaminen koko kesän tai sen aikaa kuin tarve vaatii. Lisäksi suunnitelmissa on aloittaa RFID-tunnisteiden liimaaminen kaikkiin Kokkolan kirjaston niteisiin niin pian kuin mahdollista. Sama operaatio suoritetaan sitten aikanaan myös Ylivieskan kirjaston niteisiin. Kirjastosuunnittelua jatketaan Annen kanssa niin kauan kunnes suunnitelmat täsmentyvät.
Vaikka töitä riittää, jokainen meistä on innoissaan tulevasta. Kampukselle muutto on kuitenkin parasta, mitä me pystymme opiskelijoillemme tarjoamaan. Siten olemme lähempänä opetusta ja opiskelijoita.
Lue lisää Talonpojankadun kampuksen kirjaston suunnittelusta
Päivi Toikkanen
IT-suunnittelija
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 044 725 0017
