Onnistunut opinto-ohjaus osa 3: Opinto-ohjauksen arviointi edistää vaikuttavuutta ja suuntaa kehittämistä

Ohjaussuunnitelma on osa koulutuksen järjestäjän laadunhallintaa. Sen avulla jäsennetään ja sanoitetaan laadukkaan opinto-ohjauksen tavoitteita, strategiaa, prosesseja ja toimijoiden vastuita. Ohjaussuunnitelman tarkoituksena on varmistaa yhtenäiset toimintatavat eri koulutusaloilla sekä pohjustaa toiminnan arviointia ja kehittämistä eli varmistaa opinto-ohjauksen laatua.

Ohjaussuunnitelma auttaa siis hahmottamaan ohjausverkoston kokonaisuutta, ja siten se auttaa kohdentamaan ohjauksen arviointia. Ohjaussuunnitelma on näin ollen yksi tärkeä arvioinnin väline. On tärkeää, että ohjaussuunnitelma päivitetään säännöllisesti ja se käsitellään myös organisaation ylemmillä tasoilla.

Centriassa opetuksen johtoryhmä käsittelee ja hyväksyy ohjaussuunnitelman. Ohjaussuunnitelman sisältöjä arvioidaan ja kehitetään suhteessa Centrian strategiaan ja opetuksen strategiaan. Näin ohjauksen kehittäminen sidotaan korkeakoulussa tehtävään muuhun laadunvarmistustyöhön ja ohjauksen toimintaprosesseja päästään tarkastelemaan suhteessa korkeakoulun organisaatioon, johtamisjärjestelmään ja toimintakulttuuriin.

Ohjauksen ryhmä koordinoi Centria-ammattikorkeakoulun ohjaustoimintaa, sen arviointia ja kehittämistä. Ohjauksen ryhmän roolina on olla ohjauksen asiantuntijafoorumi, joka tekee tarvittaessa esityksiä edellä mainittuihin strategioihin, tiedottaa johtoa ja huolehtii näin ohjauksen kehittämisestä ja näkyvyydestä koko organisaation tasolla. Myös näillä toimilla tavoitellaan ohjauksen vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden lisäämistä.  

Ohjauksen ryhmään kuuluvat opinto-ohjaajien lisäksi opintopsykologi, opintohallinnon erikoissuunnittelija, opintoneuvoja (opiskelijapalvelut ja Averko), palveluvastaava (Averko), opintoasiainpäällikkö, erityisopettaja, oppimispalveluiden asiantuntija sekä opiskelijakunta COPSA:n edustaja. Ohjauksen ryhmä kokoontuu säännöllisesti lukuvuoden aikana ja käsittelee ohjauksen kannalta keskeisiä ja ajankohtaisia asioita. Ohjauksen ryhmää johtaa kehittämispäällikkö. Tällainen koordinointi ja toimintojen kokoaminen palvelevat ennaltaehkäisevää ohjauksen toteuttamisen strategiaa, jolla tavoitellaan vaikuttavuutta ja tuloksellisuutta.

Toinen ohjauksen arvioinnista ja kehittämisestä vastaava yhteisö on Hyvinvointifoorumi. Hyvinvointifoorumi on Centrian sisäisiä ja ulkopuolella olevia ohjaustahoja kokoava verkosto. Hyvinvointifoorumilla kohtaavat kehittämispäällikkö, opinto-ohjaajat, opintoneuvoja, COPSA:n edustaja, 1–2 opiskelijaedustajaa, opintopsykologi, oppilaitospastori, erityisopettaja, YTHS:n edustaja sekä oppimispalveluiden asiantuntija, joka tukee kansainvälisten tutkinto-opiskelijoiden integroitumista opintoihin ja uuteen opiskelukaupunkiin. Foorumilla voi olla tarvittaessa myös vierailevia edustajia.

Hyvinvointifoorumilla keskustellaan muun muassa opiskelijahyvinvointiin liittyvistä ajankohtaisista ilmiöistä ja niihin reagoinnista ja palveluiden käyttöasteista ja saavutettavuudesta sekä selvitellään ohjausprosessien toimivuutta. Hyvinvointifoorumilla käydyt keskustelut auttavat saamaan kokonaiskuvaa ohjauspalveluiden toimivuudesta ja kehittämistarpeista.

Centriassa kehitetään jatkuvasti data-analytiikkaa opiskelijoiden opintojen seurantaan, ja sitä hyödynnetään myös ohjauksen arvioinneissa ja kehittämisessä. Tällä saralla on edelleen kehittämismahdollisuuksia, joita kuluvan lukuvuoden aikana työstetään.

Tärkeä ohjauksen arvioinnin väline on myös erilaiset opiskelijatyytyväisyyttä osoittavat indikaattorit, esim. AVOP-palautekysely, jossa valmistunut tutkinto-opiskelija arvioi ja antaa palautetta toteutuneesta koulutuksesta. Myös tämä kysely antaa arvokasta tietoa, jonka tuloksia hyödynnetään toimintakulttuurin, opetuksen ja opinto-ohjauksen kehittämisessä.

Sekä analytiikan kehittämisen että kyselytutkimusten tarkoituksena on edistää tiedolla johtamista, hyvien käytänteiden hakemista ja ymmärryksen lisäämistä koulutuksen prosesseista. Tiedolla johtaminen on tärkeä tavoite paitsi opinto-ohjauksen palvelujärjestelmän kehittämisessä, myös koko korkeakoulun tasolla. Opinto-ohjauksen arviointien tuloksia halutaan hyödyntää tiedolla johtamisessa.

Opinto-ohjauksen yksi kehittämiskohde tänä lukuvuonna on opettajatutorointi. Kehittämiskohde on määrittynyt opinto-ohjauksen strategian perusteella – haluamme kehittää opinto-ohjauksen ennaltaehkäisevää toimintamallia ja erityisesti kaikille opiskelijoille tarjottavaa perusohjausta. Tämä mahdollistaa myös täydentävän ja tehostetun opinto-ohjauksen suunnitelmallisemman kehittämisen.

Opettajatutoreiden tapaamisia on järjestetty säännöllisesti viime vuosien aikana, ja tulemme jatkossa kiinnittämään entistä enemmän huomiota tähän toimintaan. Koska opettajatutorien rooli on hyvin merkittävä ennaltaehkäisevässä strategiassa, on tarpeellista varmistaa, että heillä on myös riittävät tiedot ja taidot ohjaustehtäväänsä varten. Tämän varmistamiseksi ja opettajatutorien ohjaustyön tukemiseksi ollaan kehittämässä suunnitelmallisempia koulutus- ja perehdyttämiskokonaisuuksia.

Tämän vuoden opettajatutortapaamisista, joissa on perehdytetty muun muassa opettajatutorin rooliin ja tehtäviin orientaatiopäivien aikana ja HOPS-keskustelun käytänteisiin, on saatu hyviä kokemuksia. Tapaamisissa on päästy keskustelemaan, oppimaan ja jakamaan opittua. Erityisesti kokeneiden opettajatutorien käytännön opit muille opettajatutoreille ovat arvokkaita.

Muita laajempia kehittämisen kohteita ovat olleet AHOT-menetelmien kehittäminen ja erityisesti prosessin sujuvoittaminen, ohjaushenkilöiden roolien selkeyttäminen, opiskelijahyvinvoinnin edistäminen ja työelämäyhteistyö ja opiskelijoiden työllistymisen edistäminen. Nämä edellä mainitut tavoitteet ovat monitahoisia prosesseja, joissa ohjauksen kehittämisellä on tärkeä rooli.