Hanna Piilola
Katja Viiliäinen-Tyni
Tapahtuma-alan kehittäminen on noussut merkittäväksi osaksi alueellista elinvoimatyötä, ja benchmarking tarjoaa siihen tehokkaan työkalun. Benchmarkingilla voidaan tunnistaa toiminnan vahvuuksia ja kehityskohteita vertaamalla omaa toimintaa muiden alueiden parhaisiin käytäntöihin.
Centria-ammattikorkeakoulun toteuttama AKKE-rahoitteinen hanke (2024–2025) selvitti tapahtuma-alan nykytilaa ja osaamistarpeita ja kehitti yhteistyöverkostoja Keski-Pohjanmaalla. Hankkeen tavoitteena oli koota tietoa alueen tapahtumamatkailun ja alalla toimijoiden nykytilasta ja kehittämiskohteista. Keskeistä hankkeessa oli saada vastauksia kysymyksiin: mikä on tapahtuma-alan nykytila, millaista osaamista alueen toimijoilla on, millaista osaamista tarvittaisiin alalle lisää ja kuinka paljon osaajia tällä hetkellä on, sekä millaisia palveluita alueelle tarvittaisiin lisää tulevaisuudessa ja miksi?
Tulevaisuuden tapahtumien Keski-Pohjanmaa-hankkeessa benchmarkingia hyödynnettiin kartoittamalla tapahtuma-alan osaamistarpeita ja toimintamalleja eri kaupungeissa. Hanketta toteutettiin kolmen eri työpaketin avulla. Kokkolan, Kannuksen ja Kaustisen alueelta haastateltiin 42 yritystä ja yhdistystä. Haastatteluissa nousi esiin useita keskeisiä kehittämistarpeita, jotka liittyvät tapahtumatuotannon, matkailun ja yhteisöllisyyden vahvistamiseen. Osaamistarpeiden osalta havaittiin tarvetta erityisesti tapahtumatuottajien koulutukselle, markkinoinnin lisäkoulutukselle sekä turvallisuuskoulutuksille, jotka tukevat tapahtumien laadukasta ja turvallista toteutusta. Hankkeessa suoritettiin vertailua viiden suuremman tapahtumakaupungin ja Keski-Pohjanmaan välillä.
Benchmarking tapahtuma-alalla
Benchmarkingilla tarkoitetaan prosessia, jossa verrataan tuotteita, ohjelmia tai prosesseja kilpailijoihin. Sen tavoitteena on määrittää, millaisia suorituskyvyn parannuksia tarvitaan, miten kilpailijat saavuttavat korkean suorituskykytasonsa, ja käyttää tätä tietoa parhaiden käytäntöjen suunnitteluun ja toteuttamiseen parhaalla mahdollisella tavalla organisaatiossa tai organisaatioyksikössä. (Rutgers University 2017.)
Tapahtuma-ala on palveluliiketoimintaa, josta on viime vuosikymmenien aikana syntynyt laaja toimiala ja elinkeino. Työ- ja elinkeinoministeriö (2023) määrittelee tapahtuma-alan palveluliiketoiminnaksi, joka toteutuu monimutkaisissa yritysverkostoissa ja jonka toiminnalle on ominaista työvoimaintensiivisyys, tilapäisyys, hajanaisuus ja monialaisuus.
Matkailualalla, johon myös tapahtuma-ala osittain luetaan, benchmarkingia käytetään kokemuksiemme mukaan parantamaan toiminnan tehokkuutta ja asiakaskokemusta, mutta tärkeimpänä parantamaan kilpailukykyä arvioimalla infrastruktuuria, kestävyyttä ja kulttuuritarjontaa. Zlatkovićin (2016) mukaan benchmarkingia käytetään matkailualalla parantamaan kohteen kilpailukykyä tunnistamalla vahvuudet ja heikkoudet verrattuna muihin kohteisiin. Benchmarking kannustaa myös innovaatioihin oppimalla muiden kohteiden parhaista käytännöistä. (Zlatković 2016.)
Parhaita käytänteitä Keski-Pohjanmaalle
Tulevaisuuden tapahtumien Keski-Pohjanmaa-hankkeessa selvitettiin alueen tapahtuma-alan nykytilaa ja sitä, millaista osaamista alalle alueella tarvitaan. Hankkeen aikana tutustuttiin Kuopion, Lahden, Oulun, Seinäjoen ja Tampereen tapahtuma-alan toimintaan sekä toimijoihin ja heidän osaamiseensa, joita verrattiin Keski-Pohjanmaan toimintaan, toimijoihin ja osaamiseen. Benchmarking koettiin oikeaksi toimintatavaksi, sillä näin pystyttiin tunnistamaan Keski-Pohjanmaan alueen tapahtuma-alan vahvuudet ja heikkoudet verrattuna muihin kohteisiin. (vrt. Zlatković 2016.)
Hankkeemme benchmarkingin tuloksena huomasimme, että tapahtumien järjestämisessä on haasteita myös isoissa tapahtumakaupungeissa. Tapahtuma-alan kasvua hidastavia tekijöitä ovat toimimaton yhteistyö kaupungin eri yksiköiden välillä, tapahtumajärjestäjien riittämättömät palvelut sekä hankalat ja pitkät lupaprosessit. Myös vahvat tapahtumakaupungit kamppailevat sen kanssa, kuka tapahtumia myy. Tärkeimpänä huomiona keskusteluissa nousi seikka, että jollakin tulee olla mandaatti myydä aluetta ja sen tiloja: tulee pystyä kontaktoimaan kiertäviä paikallisia ja kansainvälisiä tapahtumakonsepteja sekä tapahtumajärjestäjiä, sillä tapahtumia ei saada alueelle ilman kovaa myyntityötä. Tätä työtä on tehtävä, vaikka kaupungilla tai alueella olisi kuinka upea historia tapahtumien järjestämisessä.
Isommista tapahtumakaupungeista voi Keski-Pohjanmaalle tuoda yhteistyöverkoston mallin. Tässä mallissa, jossa kaupunki- ja kuntaorganisaatiot, lupaviranomaiset ja tapahtumatoimijat voivat jakaa tietoa tapahtumiin liittyvistä tärkeistä asioista, kuten kaavoituksesta ja kehittämistoimista sekä käydä vuoropuhelua tapahtumajärjestäjien ja tapahtumia mahdollistavan palveluverkoston kanssa. Tapahtumajärjestäjät jakavat suuremmissa tapahtumakaupungeissa toisilleen tietoa siitä, mitä tapahtumia on mihinkin ajankohtaan haettu, jottei tapahtumia haeta tai myydä samaan ajankohtaan. Myös toteutuvat tapahtumat jaetaan, jotta esimerkiksi alueen majoituskapasiteetti olisi riittävä ja tapahtumat palvelisivat tapahtumakävijöitä parhaiten.
Benchmarking osoitti, että tapahtumajärjestäminen vaatii paikallisia vapaaehtoisia tapahtumatyöntekijöitä, varsinkin jos kaupungissa halutaan järjestää useita isoja tapahtumia. Alueella on panostettava siihen, että tapahtumajärjestämisen osaamista löytyy ja että vapaaehtoiset ovat koulutettuja tekemään niitä asioita, joita he tapahtumissa tekevät. Osaamisen kehittämiseen on varattava resursseja ja ihmisiä, mutta on myös tärkeää, että alueet kehittävät tapahtumajärjestämiseen liittyviä palveluita ja tuottavat muun muassa tapahtumajärjestäjän oppaan hyödyttämään kaikkia alueen tapahtumajärjestäjiä. Tapahtumista tulee myös pystyä jakamaan tietoa tapahtumatoimijoiden kesken, jotta tapahtumat palvelisivat tapahtumakävijöitä ja mahdollistaisivat liiketoiminnan tapahtumajärjestäjille.
Miten Tulevaisuuden Keski-Pohjanmaa-hanke tukee Keski-Pohjanmaan maakuntaohjelmaa ja strategisia linjauksia?
Keski-Pohjanmaan maakuntaohjelmassa 2022–2025 korostetaan alueen elinvoimaisuuden kehittämistä, mutta ulkoisessa arvioinnissa todetaan kulttuurin ja tapahtumien jäävän teollisuuden varjoon (Keski-Pohjanmaan liitto 2021). Suosituksena on vahvistaa kulttuuri- ja hyvinvointisektoria sekä kolmannen sektorin roolia (Vihanta 2025). Keski-Pohjanmaan maakuntastrategiassa on nostettu esiin teemoja, joita alueelliset toimijat ovat pitäneet tärkeinä: innovatiivisuus, digitaalisuus, kestävyys ja yhteistyön vahvistaminen (Keski-Pohjanmaan liitto 2021).
Matkailualan kehittäminen on tärkeää, ja se voidaan toteuttaa varmistamalla alalle riittävästi koulutusmahdollisuuksia, kehittämällä alalle uudenlaista liiketoimintaa luovien alojen osaamista hyödyntämällä sekä luomalla alalle lisää toimintaedellytyksiä. Tiiviillä yritysten ja koulutusorganisaatioiden välisellä yhteistyöllä tulee pyrkiä varmistamaan toimiva hankeyhteistyö, joka varmistaa sen, etteivät yritykset suuntaudu muualle kumppaneita etsiessään.
Tulevaisuuden tapahtumien Keski-Pohjanmaa-hanke tukee Keski-Pohjanmaan maakuntaohjelmaa ja strategisia linjauksia monin tavoin. Maakuntaohjelman yksi keskeinen kehittämisteema on osaamisen vahvistaminen, jota hankkeessa korostettiin vahvasti tapahtuma-alan osaamistarpeiden koulutuskartoituksen ja koulutuksen kehittämisellä. Keski-Pohjanmaalla tulee hankkeen tulosten perusteella kehittää tapahtumaosaamisen osaamispohjaa ja sitä, miten voimme vastata työelämän muuttuviin tarpeisiin. Maakuntaohjelma painottaa elinkeinojen kehittämistä ja alueen kilpailukykyä. Tapahtuma- ja matkailualaa tulee Keski-Pohjanmaalla kehittää muun muassa edistämällä tapahtumien laatua ja turvallisuutta sekä luomalla uusia tapahtumakonsepteja ja verkostoja. Keskitetty tapahtumakalenteri helpottaisi tapahtuma-alan viestintää ja tapahtumien suunnittelua.
Keski-Pohjanmaalla tulee olla toimiva tapahtuma-alan toimijaverkosto, jota myös maakuntaohjelma korostaa. Hanke pyrki kehittämään yhteistyötä kaupunkien, yritysten ja yhdistysten välillä. Tämä kaikki tukee Keski-Pohjanmaan tavoitetta parantaa alueen saavutettavuutta ja yhteistoimintaa. Hankkeen toimijahaastatteluissa korostui tarve verkostomaiselle toimintatavalle ja yhteisön osallistamiselle, jotka vahvistavat alueellista yhteisöllisyyttä ja tukevat tapahtumien juurtumista paikalliseen kulttuuriin. Kaupunki- ja kuntaorganisaatioiden sekä tapahtumajärjestäjien välinen yhteistyö kaipaa vahvistamista, jotta alueen tapahtumatoimintaa voitaisiin kehittää koordinoidummin ja vaikuttavammin.
Keski-Pohjanmaan maakuntaohjelman toimeenpanon välineenä toimii älykkään erikoistumisen strategia. Tulevaisuuden tapahtumien Keski-Pohjanmaa-hankkeessa benchmarkattiin muiden kaupunkien tapahtumatoimintaa ja etsittiin mahdollisuuksia kehittää älykästä erikoistumista esimerkiksi kehittämällä teknisiä ratkaisuja. Tähän löydettiin 3D-mallinnusta hyödyntävä tilasuunnittelutyökalu, jota olisi hyvä kouluttaa ja ottaa käyttöön myös alueellamme. Teknologian hyödyntäminen, kuten 3D-mallinnus ja tapahtumatekniikan kehittäminen, tarjoaisi uusia mahdollisuuksia tapahtumien elävöittämiseen ja toteutukseen.
Näemme tapahtuma-alan potentiaalisena kasvualana, jonka avulla Keski-Pohjanmaalle voidaan tuoda uusia liiketoimintamahdollisuuksia sekä lisätä alueen vetovoimaa. Tapahtuma-alaa tulee pystyä kehittämään, jotta voidaan vahvistaa maakunnan kulttuurista elinvoimaa ja matkailun kehittämistä sekä alueen kulttuuriperintöä. Tapahtuma-alan kehittäminen Keski-Pohjanmaalla vaatii monipuolista osaamista, verkostoitumista ja yhteistyötä eri toimijoiden välillä. Näiden lisäksi tarvitaan pitkäjänteistä rahoitusta, johon alueen rahoittajien tulee myös tarjota mahdollisuuksia. Rahoitus auttaa vahvistamaan alueellista tapahtumaidentiteettiä, kehittämään uusia tapahtumakonsepteja, tukemaan tapahtuma-alan toimijoita kehittämään omaa toimintaansa sekä luomaan pysyviä rakenteita tapahtumatuotannon tueksi.
Tulevaisuuden tapahtumien Keski-Pohjanmaa-hankkeen on rahoittanut Keski-Pohjanmaan liitto/AKKE-rahoitus.
Lähteet
Keski-Pohjanmaan liitto. 2021. Keski-Pohjanmaan maakuntastrategia 2040 ja maakuntaohjelma 2021. Saatavissa: https://www.keski-pohjanmaa.fi/dl/1124/b84042/Keski-Pohjanmaan%20maakuntastrategia%202040%20ja%20-ohjelma%2022-25%20%28ID%2014187%29.pdf. Viitattu 24.10.2025.
Rutgers University. 2017. Reference Guide: Benchmarking or Research? Saatavissa: Reference Guide Benchmarking or Research 8.2017.pdf. Viitattu 24.10.2025.
Tulevaisuuden tapahtumien Keski-Pohjanmaa. Hankkeen loppuraportti, Centria-ammattikorkeakoulu. Saatavissa: https://net.centria.fi/wp-content/uploads/2025/09/Tulevaisuuden-tapahtumien-Keski-Pohjanmaa-loppuraportti.pdf Viitattu 24.10.2025.
Työ- ja elinkeinoministeriö. 2023. Selvitys: Tapahtuma-alaa ei tunnisteta elinkeinona, mikä on este kasvulle. Saatavissa: https://tem.fi/-/selvitys-tapahtuma-alaa-ei-tunnisteta-elinkeinona-mika-on-este-kasvulle. Viitattu 24.10.2025.
Zlatković, M. 2016. Tourism Destination Benchmarking Analysis. European Journal of Multidisciplinary Studies, 1(1), 283–293. Saatavissa: https://doi.org/10.26417/ejms.v1i1.p283-293. Viitattu 24.10.2025.
Vihanta, A. 2025. Arvio: Teollisuus näkyy Keski-Pohjanmaan maakuntaohjelmassa hyvin, kulttuuri ja hyvinvointi pitäisi huomioida vahvemmin. Saatavissa: https://yle.fi/a/74-20138315. Viitattu 24.10.2025.
Hanna Piilola
Lehtori (liiketalous)
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 050 473 9610
Katja Viiliäinen-Tyni
Lehtori (liiketalous)
Centria-ammattikorkeakoulu
p. 040 141 6967
