Hur kan företag och organisationer dra nytta av utekontorsaktiviteter?

Det finns en allt större del av den arbetande befolkningen som arbetar mestadels sittande inomhus framför skärmar. Så kallade ”hjärnjobbare” (aivotyöntekijät) arbetar till exempel med administration, försäljning, utvecklingsarbete, innovations- och projektverksamhet.  Det innebär ett arbete där man arbetar med att bearbeta information och där man använder sig av olika digitala verktyg.

Stillasittande medför i sig en del negativa aspekter, som till exempel hälsorisker och därigenom förkortade arbetskarriärer. Dessutom betungas våra hjärnor av att inte få pauser från konstanta aviseringar och vi får svårare att koncentrera oss på en och samma sak. Å andra sidan föds tillväxt av nya idéer och vi behöver människor som kommer med idéerna. Finlands mål att öka forsknings-, innovations- och utvecklingsverksamheten till fyra procent av BNP före 2030 är ett ambitiöst mål.

Varför och hur kan vi lösa de här problemen genom att jobba mera utomhus? Utekontorsverksamhet är ett nytt och hett ämne. Det bedrivs en del forskning i Sverige och USA och den första doktorsavhandlingen om utekontorsarbete kom 2024: ”Turning work inside out – exploring outdoor office work” (Petersson Troije 2024).

Som arbetsgivare kan du informera om de positiva effekterna av utekontorsarbete. Var en förebild genom att själv testa och berätta om det för dina medarbetare. Uppmuntra kontinuerligt till kontorsarbete utomhus och ge tips på lämpliga arbetsuppgifter. Det är viktigt att skapa en tillåtande och förtroendefull arbetsmiljö. Gör en enkel företagspolicy för utekontorsaktiviteter – det är bra med klara riktlinjer och ett sätt att legitimera utekontorsrutiner. Har ni bokningsbara mötesutrymmen? Sätt också in utekontor som bokningsbart alternativ i bokningssystemet.

Susanna Toivanen (2019) ger i sin bok ”Ute är inne. Kom igång med kontorsarbete utomhus” följande tips för att testa på utekontorsarbete: Börja med att skissa vilka uppgifter eller arbetsmoment du utför under en arbetsvecka. Fundera sedan vilka av de här du kunde utföra utomhus. Schemalägg den kommande arbetsveckan och sätt in utekontorspass: var och hur tänker du genomföra dem? Pröva på olika utekontorsaktiviteter för att ta reda på vilka som passar dig bäst.

Vad kan man då göra utomhus? Det finns många delar av arbetsdagen, både för en individuell arbetstagare och för arbetsgemenskaper, som till exempel problemlösning, brainstorming, planering, diskussioner och möten, som de facto kan göras med bättre resultat om de inte görs sittande inomhus.

Det finns en del saker som lätt upplevs som hinder. Sociala normer och synen på vad som är jobb är avgörande för huruvida det känns som att man jobbar, även om man inte sitter framför skärmen.  Man kanske inte upplever ha sig tid och upplever att utekontorsaktiviteten tar för stor andel av arbetstiden.

Den tid det tar att förflytta sig från arbetsplatsen till en lämplig miljö för vald utekontorsaktivitet kan upplevas som slöseri med tid, jämfört med onlinemöten och möten i det egna kontoret. Här kan man fokusera på att inte flytta sig allt för långt, utan praktiskt taget starta utanför dörren till kontoret. Dessutom kan förflyttningssträckor lätt utnyttjas till olika ändamål, till exempel arbetsrelaterade diskussioner och uppgifter inför mötet. Att samtidigt gå kan göra att diskussionerna blir mer givande än vad de skulle blivit inomhus.

I Finland ökar antalet sjukskrivningar, vilket tyder på att våra resurser och förmåga att hantera arbetslivets och vardagens stress inte räcker till. I en nyhet på Svenska Yle 23.10.2025 (Karlsson 2025) framkommer att färska forskningsresultat visar att många finländare upplever att den egna orken har blivit sämre. Om man inte orkar med sitt jobb, så har man inte heller förutsättningar för att vara kreativ.

Arbetsgivare kan inte påverka anställdas privatliv, men när det gäller arbetslivet har ledning och organisation möjlighet att påverka rutiner och arbetsplatskultur i en sådan riktning att arbetstagaren har möjlighet att upprätthålla arbetsförmågan på ett hållbart sätt, upprätthålla kreativitet, motivation och arbetslust.

Utekontorsrutiner är ett mycket kostnadseffektivt sätt att främja arbetshälsa och produktivitet jämfört med andra verktyg. Det är ett arbetssätt som kan effektivera arbetet samtidigt som personalen upplever sig må bättre, vara mer kreativ, klartänkt, harmonisk och mindres stressad. I Finland har vi ofta väldigt nära till naturmiljöer, men ändå är det en resurs vi inte använder oss av. Det finns med andra ord en stor outnyttjad potential.

Projektet ”Innovativa lösningar för framtidens kontor” finansieras av Europeiska Socialfonden och pågår 1.2.2025 – 31.1.2027. Målet med projektet är att förankra innovativa metoder baserade på utekontorskoncept för att främja kreativitet, arbetsmotivation och på lång sikt främja arbetshälsa hos så kallade ”kunskapsarbetare” i Österbotten.